劉弘祥強調Notion不僅是一款工具，更是實踐個人知識管理系統的幫手，讓知識能夠被活化，解決資料停留在「素材」等無法直接使用的階段。記者孫敬／台北報導

《科技島》「Notion 知識管理入門三部曲」系列線上小聚壓軸場，講師劉弘祥分享，知識管理的最終價值在於「有效應用」已收集與整理的筆記與資訊，面對許多人雖投入大量心力整理資料，卻仍難以高效利用、產出內容。劉弘祥強調Notion不僅是一款工具，更是實踐個人知識管理系統的幫手，讓知識能夠被活化，解決資料停留在「素材」等無法直接使用的階段。

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[caption id="attachment_178960" align="aligncenter" width="1920"] 「Notion 知識管理入門三部曲」講師劉弘祥。（圖／科技島）[/caption]

Notion COD模型，打造知識管理的完整旅程

具體操作上，劉弘祥提出了COD；收集（Collect）、整理（Organize）、萃取（Distill）、表達 Express）四階段模型 知識管理流程，最後一堂課程則將焦點鎖定萃取（Distill）與表達（Express），這也是知識管理能否真正發揮價值，實現從「有」到「用」的核心環節。

「萃取」是從已記錄內容中提煉精華，將筆記濃縮為高價值資訊，以供未來高效應用，而「表達」為知識價值的呈現，將萃取後的知識應用於各種實際場景，無論是內容創作、工作報告、簡報，或將概念應用於任務中。即使細節已經遺忘，也能透過個人建立的筆記庫快速回歸脈絡，知識唯有在實際應用中才能被看見價值。許多人雖然善用Notion整理，卻依然面臨資訊過載、筆記閒置的問題，其關鍵在於缺乏有效「萃取、檢索、轉化」的機制，導致「整理好了，不等於能有效應用」。

三大關鍵步驟：萃取、檢索、轉化，活化知識資產

為了解決上述挑戰，劉弘祥將講座精髓歸納為三大關鍵步驟，並結合Notion實用技巧，引導學員將筆記轉化為可用成果。

1. 萃取（Distill）：提煉高價值片段，為未來高效運用鋪路

「萃取」旨在從大量資訊中提取「真正有價值的片段」，解決「筆記雖多卻無馬上可用內容」的問題。萃取動作包括辨識重點、補足脈絡（理解記錄原因及未來應用場景，即後設認知）來標記可用內容。劉弘祥指出，畫重點是為「未來的自己」挑選資料，應著重記錄不熟悉或未來需說服他人時的關鍵內容。

在將筆記轉化為可用內容的框架上，劉弘祥提出了HQA（Highlight, Question, Answer）框架，鼓勵將原文重點（H）轉化為問題（Q），再用自己的話解釋答案（A）。同時介紹BAR（Background, Action, Result）與PAR（Problem, Action, Reflection）框架，前者適用於會議記錄或專案進度，後者更側重問題解決與反思，強調脈絡的重要性。

Notion在萃取階段提供多項實用功能。使用者可運用 Callout Block（引用區塊） 突出特定內容；透過 Comments（評論） 在內容旁留下當下或事後想法。 Buttons（按鈕功能） 則能大幅提升效率，例如預設一鍵新增「靈感資料庫」按鈕，可快速建立筆記並自動套用模板，設定日期、狀態，即時捕捉靈感，避免流失。 筆記模板 可預設HQA或BAR等框架，引導使用者依循萃取邏輯。此外，利用 多選欄位（Multi-select properties） 設定類別（如生活、科技、金融），方便後續篩選； Gallery View（畫廊模式） 則能以視覺化卡片預覽大量筆記，有助於激發新的聯想與靈感。

2. 檢索（Retrieve）：精準定位，確保知識隨取隨用

「檢索」目的在於解決「明明記得有那個東西，卻找不到」的困境，劉弘祥強調，良好的檢索能力在緊急情況下至關重要。

檢索的核心原則涵蓋：文件標題應清晰命名；運用多維度分類標籤，從內容主題、進度、輸出方向等多個維度篩選資料；以及建立筆記間的雙向脈絡關聯，讓知識點像大腦神經網絡般相互連接。

Notion在檢索階段的實用技巧包括：直接進行關鍵字搜尋標題或內文；利用 @ 提及（Mention） 建立不同筆記之間的雙向連結，方便快速跳轉關聯內容；使用者可根據筆記處理進度（如整理中、已可報告）設定不同檢視模式，快速篩選出特定狀態的筆記。最有效率的方式是透過 快速搜尋入口（Command + P / Ctrl + P），不僅能輸入關鍵字，還能搭配篩選（依人員、位置、日期等）和排序（依編輯時間、建立時間），精準定位所需筆記。

Notion AI在檢索中展現其高整合性價值。使用者不再拘泥於關鍵字，可透過提問式搜尋直接詢問Notion AI來尋找筆記來源或回答問題，例如：「找出Notion資料庫裡關於Python的筆記中，關於函式的定義是什麼？」。其探究（Deep Research）功能，則能根據使用者提出的問題，自動搜尋Notion資料庫中所有相關筆記，並將資訊整理成一份結構化的報告，大幅節省手動彙整時間。

在資料儲存架構設計上，劉弘祥提供了依據使用情境（用途導向）、穩定性（變動頻率）、**複用性（重複利用）**三大判斷原則，例如針對不同用途建立知識庫、靈感庫或行動計畫，或依處理階段進行分類。他強調這些架構沒有標準答案，關鍵在於掌握判斷原則。

3. 轉化（Transform）：將筆記轉為成果，讓知識發揮實質效益

「轉化」是讓筆記真正發揮效用、實現知識變現的關鍵一步，目的在於使筆記從服務於「自己看懂」轉變為「讓別人也能看懂」。筆記可能零散片段，服務個人理解；輸出素材則有結構、有重點、有脈絡，能讓他人理解（包括多年後的自己）。

轉化步驟包括：重組，串聯相關筆記並整理輸出邏輯；精煉，用自己的話寫出摘要，刪除或折疊重複、細節內容；以及格式調整，根據最終需求調整表達形式，如將文字轉為簡報圖表或文章段落。

不同輸出類型需要不同的轉化策略。例如，文章需聚焦特定主張並淺白展開；簡報強調邏輯與視覺設計；教案則需思考學習流程與提問點。知識輸出層次可分為為自己理解的「回饋式輸出」（如讀後心得）、為團隊組織的「事物工作類型輸出」（如會議結論、SOP），以及為他人理解與說服的「共享類型輸出」（如影片、貼文），後者需更強的表達與組織能力。劉弘祥最終強調：「真正有價值的不是你記下來的，而是你最終能用出來的。」

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在資訊爆炸的時代中，數以萬計的資訊，該如何整理成有用的資訊，15日科技線上小聚請座邀請到劉弘祥老師，來談《Notion知識管理入門三部曲》打造個人數位知識庫：Notion知識管理之系統化整理：從雜亂到有序，資訊整理的關鍵技巧。記者林育如／台北報導

在資訊爆炸的時代中，數以萬計的資訊，該如何整理成有用的資訊，15日科技線上小聚請座邀請到劉弘祥老師，來談《Notion知識管理入門三部曲》打造個人數位知識庫：Notion知識管理之系統化整理：從雜亂到有序，資訊整理的關鍵技巧。

[caption id="attachment_174435" align="alignnone" width="827"] 資料整理可以分為四個階段：蒐集（CAPTURE）、整理（ORGANIZE）、萃取（DISTILL）、表達（EXPRESS）。C、O、D、E之四個步驟。（圖／翻攝科技小聚上課畫面）[/caption]

在這個資訊泛濫的時代，資料整理可以分為四個階段：蒐集（CAPTURE）、整理（ORGANIZE）、萃取（DISTILL）、表達（EXPRESS）。C、O、D、E之四個步驟的核心在於將雜亂無章的資料，轉化為有系統、有價值的知識，進而提升我們處理資訊的能力和效率。

知識處理五大挑戰：「有」卻「用不上」問題所在

劉弘祥表示，許多人會問，在資訊爆炸的時代，為何擁有知識和資料卻無法有效運用？以下是幾個常見的原因：

《現象一：零散碎片化》

資訊分散在各個地方，無法形成完整的系統化知識架構，像拼圖一樣，缺乏整合就無法成型。資訊的整合是當前最大的挑戰之一。

碎片化會導致：

檢索困難（無法迅速找到需要的資料）
效率低下（花費大量時間搜尋文件）
重複工作（同一文件在不同平台更新，難以同步）

《現象二：缺乏脈絡》

回顧過去資料時，常常只能看到單一數字，無法理解結果的背景。資料孤立時，對事件的全面了解會有所損害，脈絡的保留對延續智慧至關重要。

缺乏脈絡會影響：

知識價值下降（難以理解決策的背景）
難以應用（重建脈絡需要額外努力）
誤解風險（上下文缺失，導致錯誤應用）

《現象三：淺層理解陷阱（全部都是重點=沒有重點）》

紀錄資訊卻不進行提煉，會使後續使用時需要更多時間來重新理解。

影響：

只紀錄不提煉，資訊價值低
過度累積，無法快速檢索
缺乏深度加工，知識難以轉化

《現象四：動態變化》

資訊不斷更新變化，現在的資訊不一定能滿足當前需求。

《現象五：遺忘/缺乏複習》

隨著時間推移，我們的記憶會衰退，一天後約有66%的資訊會被遺忘。

[caption id="attachment_174438" align="alignnone" width="818"] Notion知識管理之系統化整理：從雜亂到有序，資訊整理的關鍵技巧。（圖／翻攝科技小聚上課畫面）[/caption]

知識管理四大原則

劉弘祥建議，在處理專案過程中，可以透過標記、資料夾等方式來幫助快速查找資料，提升整理與檢索效率。

一、系統化思考

o      建立層次分明的知識架構

o      清晰標記與分類

o      系統性更新與維護

二、脈絡化原則與情境化運用

保留知識背景與脈絡，讓不同時間點的資料都能更容易理解。

三、槓桿80/20法則

80%的成果來自20%的努力。

四、持續迭代

知識管理是一個動態過程，必須根據情況、需求和時間調整，定期回顧和調整是必要的。

《實作小TIPS》

心法 - 「分解」：知識管理

一把筷子太難折，但若把它拆成一根根的，卻能輕鬆折斷。這樣的「分解」策略有助於減少一次性進入大腦的資訊量，避免過度負荷。

步驟實作：選擇一篇長文，依序進行以下操作：

拆解不同區塊

o   按下 ENTER 來拆解區塊。

o   若想保留在同一區塊內，可以使用 SHIFT + ENTER。

練習：

o   將一篇長文拆解成多個區塊，每個區塊可以進行個別操作。

區塊好處：

o   在 Notion 中，區塊是儲存的基本單位，可以靈活進行排版、移動，或使用顏色來標註。

使用功能：

o     折疊列表：

區塊可以設定為折疊列表（點擊打開或關閉），對於大主題層級的區塊，也可以進行折疊處理，保持清潔整潔的界面。

o      顏色標註：

針對區塊或文字加上顏色標註，提升視覺層次。

o      評論功能：

選取一段文字後使用「評論」功能，可以在區塊中產生一個對話串，讓不同地點或不同人的協作更加流暢。

o      設置目錄：

使用指令 /toc 來生成目錄，讓頁面更具可讀性，尤其是在長文中，可以快速跳轉到需要的內容。

適用場景：例可用於會議紀錄

o      步驟 1：

使用 Notion 的「新按鈕」功能來添加標題、內文、圖片等資料。圖片和 GIF 圖庫也可以輕鬆穿插進去，增強內容表現。

o      步驟 2：

在做會議紀錄時，可以分別記錄每位發言人的內容，並標註討論議程與決議結果。若有重複的議程內容，可以使用複製功能。也可以將新的議程放置在「新增議程」的按鈕中，這樣便於每次點擊後出現新的議程項目。

這些技巧將幫助您高效管理和整理資訊，讓工作更加有條理、清晰，並減少過多的信息負擔。

四大策略實踐

一、分解

將大範圍的資訊進行細部分解。把龐大、模糊的內容細化成更易處理的小單元，這樣可以減少資訊過載，並讓每個部分的處理變得更加高效。

二、聚集：主題式知識熔爐

將相似或相關的資訊聚集在一起，進行整理。

例如，可以通過表格、時間軸等方式將資料整理成組，這樣不僅能減少分散查找的困難，還能幫助理清主題的脈絡。

三、關聯：構建知識再利用

讓某一區塊的內容不僅限於原本的存放位置，也能在其他文檔中重複利用。

這樣的關聯讓資料和知識能夠跨越不同場景使用，也便於對重點進行整理，並隨時回溯到當初的脈絡。

四、復盤：知識的動態演化

o      持續回顧與優化

o      反思過程與改進方法

o      動態更新與實踐應用

知識管理並非一成不變，它是一個動態過程。復盤不僅能夠讓我們回顧和優化過去的學習過程，還能不斷根據實際應用進行更新，實現知識的持續進化。

劉弘祥強調，在知識整理的過程中，不要追求一步到位，而是從初步整理開始，並持續進行「動態優化」。通過從現象診斷到實作操作的過程，隨時檢討與改進。學會有效地處理和連結知識，才能真正運用知識，提高管理效率。

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