編譯／莊閔棻 相信很多人都被自己的內向特質所困擾，認為可能會因此不容易和他人交流，甚至是很難找到工作。但哈佛神 …

編譯／莊閔棻

相信很多人都被自己的內向特質所困擾，認為可能會因此不容易和他人交流，甚至是很難找到工作。但哈佛神經科學家表示，我們並不需要強迫自己變得外向，因為成功靠的不是外向，而是「表達能力」。

神經科學博士Juliette Han表示，不管在哪個行業，只要是一個有思想和戰略的作家，通常都能在電子郵件、公開演講甚至只是閒聊中很好的表達自己。

因此，以下是她給出，有關表達的一些看法與建議：

• 選擇傳遞消息的正確方法

Juliette Han認為，傳遞消息之前，先想想以什麼方法傳遞才能達到最好的效果很重要。如，如果想要分享的是帶有複雜數據的研究，那帶有圖表和圖片的PowerPoint可能是最好的方法；而如果是要宣布管理決策，E-mail則可能最好讓讀者了解；但如果是進度更新或收集回饋等，通常只要一封簡短的信或是口頭確認就可以了。

• 避免使用行業術語

雖然對於專業相同的人來說，可能會有很多互通的專業術語。但是，簡單明了的語言永遠都是最好的選擇，畢竟不是大家的學習經歷都相同，而也不是所有人的專業都完全重疊。Juliette Han認為，要避免行業術語或是很多只有大寫字母的簡寫專業名詞。同時，也可以考慮用圖形或類似的比喻來說明自己的觀點。她說，曾經有一位高層將他的年度財務戰略演示文稿變成一部兒童讀物，讓她非常印象深刻。

同時，Juliette Han也提醒說，不要包含可能偏離主題或使聽眾不知所措的無關細節。 如果對訊息沒有幫助，就不要提。

• 減少聽眾需要付出的努力

大家每天都有一大堆事情要做，因此能直接了當的說重點不但能讓人心情愉悅，也可以讓事情進行得更順利。

Juliette Han提到，若是要寫一封信，可以注意以下幾點：

1. 提醒他們您聯繫的原因（如：關於昨天的會議……）。
2. 格式化電子郵件以便在手機螢幕上閱讀（如，簡短且帶項目符號的句子）。
3. 指出行動項目（如，接下來的步驟是……、截止日期是……）。
4. 如果消息超過一頁，最好創建一個單獨的文檔作為附件，並使用電子郵件提供亮點。
5. 不要假設聽眾知道你知道的一切，要提供基本資訊，讓大家站在同一起跑線上。

• 解釋你的想法

如果正在處理的是一個可能引起爭議的話題（如，分配預算或重組公司部門等），Juliette Han就建議訊息傳達者引導讀者經過自己的思考過程。換句話說，就是清楚解釋自己將做什麼、為什麼這麼做，及背後的完整原因是什麼，讓人們知道你的想法是周到且有道理的，並邀請他們也說說自己的想法。

• 準確書寫

Juliette Han也提到，要記得在發送任何東西之前，好好檢查所有的拼寫錯誤、語法和數字的一致性，避免不必要的笑話和幽默，並盡可能的刪除冗詞贅字。

參考資料：CNBC

這篇文章 哈佛神經科學家：成功人士都擁有且被低估的技能 最早出現於 科技島-掌握科技新聞、科技職場最新資訊。