ChatGPT的誕生，大幅提升了我們的工作效率。然而，目前AI的使用有三大瓶頸。首先，ChatGPT目前無法處理太大量的資料。其次，由於ChatGPT的訓練資料指到2022年1月，因此如果我們的問題是在騎訓練資料後才發生，那麼ChatGPT將無法回答，甚至可能出現一本正經胡說八道的情況發生。最後，由於我們輸入ChatGPT的資訊可能會成為ChatGPT的訓練資料，因此不適合將具有個資或公司機密的資料輸入給ChatGPT請它協助處理。不過大家不用擔心！本次課程就要告訴大家，如何引導ChatGPT，讓它不必看到我們的資料，也可以幫助我們產生相對應的函數或程式，幫助我們整理Excel的資料。

日期：2024/6/7

一、前言

ChatGPT的誕生，大幅提升了我們的工作效率。然而，目前AI的使用有三大瓶頸。首先，ChatGPT目前無法處理太大量的資料。其次，由於ChatGPT的訓練資料指到2022年1月，因此如果我們的問題是在騎訓練資料後才發生，那麼ChatGPT將無法回答，甚至可能出現一本正經胡說八道的情況發生。最後，由於我們輸入ChatGPT的資訊可能會成為ChatGPT的訓練資料，因此不適合將具有個資或公司機密的資料輸入給ChatGPT請它協助處理。不過大家不用擔心！本次課程就要告訴大家，如何引導ChatGPT，讓它不必看到我們的資料，也可以幫助我們產生相對應的函數或程式，幫助我們整理Excel的資料。

二、利用ChatGPT輔助整理Excel數據

在利用ChatGPT輔助在Excel上清理與統計數據時，我們必須特別注意用字的技巧。由於ChatGPT是西方開發的軟體，因此比較無法分辨繁體中文與簡體中文的用詞差異。例如，台灣是「直曰行，欄曰列」，而中國大陸則是相反。因此，當我們在與ChatGPT溝通時，可以避免直接使用「行」與「列」的字眼，而改以「直欄」與「橫列」取代。

1. 無個資疑慮的資料

首先，如果我們要請ChatGPT的Excel表單的資料量小，也沒有個資疑慮，那麼就可以直接將表單上的資料複製貼上給ChatGPT並下指令。假設我們的表單上有「員工編號」和「打卡日期」，想請ChatGPT幫忙統計每位員工打卡了幾天，就可以透過以下指令請ChatGPT幫忙：「我有資料如下，請幫我統計每個『員工編號』欄位，『打卡日期』欄位（並貼上從Excel中複製下來的資料），根據以上的資料幫我統計每一天有多少「員工編號」打卡？」接著，ChatGPT就會幫我們將資料統計出來了。

如果我們手邊的資料量大的話該怎麼做呢？若這些資料沒有個資疑慮，我們可以嘗試複製檔案中的前五筆資料給ChatGPT，讓它知道大致的結構並產生函數統計資訊。以下將以我國政府資料開放平台中的腸病毒「健保門診及住院就診人次統計」資料為例進行操作。首先，當我們從政府資料開放平台下載資料時，會得到一個CSV檔案，我們可以開啟一個空白Excel檔案，於上方工作欄點選「資料」，再選擇「從文字/CSV」將檔案匯入，就可以成功將資料匯入Excel中了（如下圖）。

接著，如果我們想要算出每年腸病毒健保就診人次的加總，那摩就可以先將Excel檔案中的前五筆資料複製，並告訴ChatGPT：「我有資料如下前五筆如下，總共有17多萬筆資料：（將複製的資料貼在冒號後）。我想在I欄中列出個別且唯一的『年』，在J欄中做『腸病毒健保就診人次』的加總，請問我該如何列公式？」最後，ChatGPT就會提供我們公式以及操作步驟，我們只要依照ChatGPT給我們的步驟到Excel中操作即可得到我們想要的結果。

簡言之，我們只要將前五筆資料提供給ChatGPT，再將我們的需求告訴ChatGPT 並按照它給我們的步驟和公式操作就可以囉！

2. 有個資疑慮的資料

當我們的資料有個資或公司機密的疑慮，雖然我們不能將部分資料提供給ChatGPT ，但我們可以用引導的方式，讓ChatGPT產生Excel公式。同樣以腸病毒「健保門診及住院就診人次統計」資料為例。我們可以詢問ChatGPT：「我有個Excel資料，其中B欄是『週』次，F欄是『腸病毒健保就診人次』，我想在I欄列出唯一的『週』次值，J欄列出『腸病毒健保就診人次』的加總，請問我該怎麼做？」同樣地，我們只要依照ChatGPT告訴我們的操作步驟在Excel中操作即可。

利用這個方式，我們不必提供任何資料給AI，而是讓它幫助我們產生公式，我們再將公式丟到Excel中讓Excel執行，也可以得到我們想要的統計資料。

3. 產生VBA程式統計數據

最後，我們也可以讓ChatGPT幫助我們寫VBA程式，幫助我們統計數據。首先，我們要在Excel中的工作欄找到「開發人員」的選項，選擇「Visual Basic」，找到要編輯的工作表後點選右鍵插入模組，即可以成功開啟VBA（如下圖）。如果找不到「開發人員」選項，我們可以在Excel中的「檔案」找到「其他」，選擇「選項」並在「自訂功能區」中找到「開發人員」再將其打勾，並選擇確定就可以成功在Excel中添加「開發人員」了。

接著，我們可以回到ChatGPT並告訴它：「以下的發問，請幫我產生Excel VBA程式。」讓它知道我們要它執行什麼樣的任務。假設我們想要知道腸病毒的好發年齡，則可以下達以下指令：「我有一個Excel資料表，其中D欄是『年齡別』，F欄是『腸病毒健保就診人次』，請幫我在新的工作表名稱為『年齡與統計』中，產生各『年齡別』的『腸病毒健保就診人次』的加總。」由於我們可能會需要多次重複執行VBA，所以也可以在指令中加上「如果該新工作表已經存在，請幫我直接覆蓋新內容。」最後，ChatGPT就會依照我們的指令寫出一段程式碼，我們只要將這一串程式碼貼到VBA中並執行即可。

提醒大家，如果在執行程式時出現錯誤，那麼也可以將錯誤的部分告訴ChatGPT，請它重新產生程式碼就可以囉！

三、結語

透過引導ChatGPT請它撰寫公式或程式碼，我們也可以在不需要將具有個資疑慮的資訊提供給它的情況下，讓它幫助我們統計Excel數據。雖然ChatGPT很強大，但我們仍必須不斷培養我們專業領域中的基本素養，才能在操作AI時更得心應手。畢竟AI終究不能取代專業，而當我們具備專業能力，也就更能夠判斷AI的生成結果是否正確，讓我們能夠掌握AI。

這篇文章 【課堂筆記】ChatGPT 輔助 Excel 數據清理與統計｜王穎聰 最早出現於 科技島-掌握科技新聞、科技職場最新資訊。