【線上科技小聚】知識管理從有到用 揭秘Notion三大關鍵步驟實現知識變現
記者孫敬／台北報導
《科技島》「Notion 知識管理入門三部曲」系列線上小聚壓軸場，講師劉弘祥分享，知識管理的最終價值在於「有效應用」已收集與整理的筆記與資訊，面對許多人雖投入大量心力整理資料，卻仍難以高效利用、產出內容。劉弘祥強調Notion不僅是一款工具，更是實踐個人知識管理系統的幫手，讓知識能夠被活化，解決資料停留在「素材」等無法直接使用的階段。
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Notion COD模型，打造知識管理的完整旅程
具體操作上，劉弘祥提出了COD；收集（Collect）、整理（Organize）、萃取（Distill）、表達 Express）四階段模型 知識管理流程，最後一堂課程則將焦點鎖定萃取（Distill）與表達（Express），這也是知識管理能否真正發揮價值，實現從「有」到「用」的核心環節。
「萃取」是從已記錄內容中提煉精華，將筆記濃縮為高價值資訊，以供未來高效應用，而「表達」為知識價值的呈現，將萃取後的知識應用於各種實際場景，無論是內容創作、工作報告、簡報，或將概念應用於任務中。即使細節已經遺忘，也能透過個人建立的筆記庫快速回歸脈絡，知識唯有在實際應用中才能被看見價值。許多人雖然善用Notion整理，卻依然面臨資訊過載、筆記閒置的問題，其關鍵在於缺乏有效「萃取、檢索、轉化」的機制，導致「整理好了，不等於能有效應用」。
三大關鍵步驟：萃取、檢索、轉化，活化知識資產
為了解決上述挑戰，劉弘祥將講座精髓歸納為三大關鍵步驟，並結合Notion實用技巧，引導學員將筆記轉化為可用成果。
1. 萃取（Distill）：提煉高價值片段，為未來高效運用鋪路
「萃取」旨在從大量資訊中提取「真正有價值的片段」，解決「筆記雖多卻無馬上可用內容」的問題。萃取動作包括辨識重點、補足脈絡（理解記錄原因及未來應用場景，即後設認知）來標記可用內容。劉弘祥指出，畫重點是為「未來的自己」挑選資料，應著重記錄不熟悉或未來需說服他人時的關鍵內容。
在將筆記轉化為可用內容的框架上，劉弘祥提出了HQA（Highlight, Question, Answer）框架，鼓勵將原文重點（H）轉化為問題（Q），再用自己的話解釋答案（A）。同時介紹BAR（Background, Action, Result）與PAR（Problem, Action, Reflection）框架，前者適用於會議記錄或專案進度，後者更側重問題解決與反思，強調脈絡的重要性。
Notion在萃取階段提供多項實用功能。使用者可運用 Callout Block（引用區塊） 突出特定內容；透過 Comments（評論） 在內容旁留下當下或事後想法。 Buttons（按鈕功能） 則能大幅提升效率，例如預設一鍵新增「靈感資料庫」按鈕，可快速建立筆記並自動套用模板，設定日期、狀態，即時捕捉靈感，避免流失。 筆記模板 可預設HQA或BAR等框架，引導使用者依循萃取邏輯。此外，利用 多選欄位（Multi-select properties） 設定類別（如生活、科技、金融），方便後續篩選； Gallery View（畫廊模式） 則能以視覺化卡片預覽大量筆記，有助於激發新的聯想與靈感。
2. 檢索（Retrieve）：精準定位，確保知識隨取隨用
「檢索」目的在於解決「明明記得有那個東西，卻找不到」的困境，劉弘祥強調，良好的檢索能力在緊急情況下至關重要。
檢索的核心原則涵蓋：文件標題應清晰命名；運用多維度分類標籤，從內容主題、進度、輸出方向等多個維度篩選資料；以及建立筆記間的雙向脈絡關聯，讓知識點像大腦神經網絡般相互連接。
Notion在檢索階段的實用技巧包括：直接進行關鍵字搜尋標題或內文；利用 @ 提及（Mention） 建立不同筆記之間的雙向連結，方便快速跳轉關聯內容；使用者可根據筆記處理進度（如整理中、已可報告）設定不同檢視模式，快速篩選出特定狀態的筆記。最有效率的方式是透過 快速搜尋入口（Command + P / Ctrl + P），不僅能輸入關鍵字，還能搭配篩選（依人員、位置、日期等）和排序（依編輯時間、建立時間），精準定位所需筆記。
Notion AI在檢索中展現其高整合性價值。使用者不再拘泥於關鍵字，可透過提問式搜尋直接詢問Notion AI來尋找筆記來源或回答問題，例如：「找出Notion資料庫裡關於Python的筆記中，關於函式的定義是什麼？」。其探究（Deep Research）功能，則能根據使用者提出的問題，自動搜尋Notion資料庫中所有相關筆記，並將資訊整理成一份結構化的報告，大幅節省手動彙整時間。
在資料儲存架構設計上，劉弘祥提供了依據使用情境（用途導向）、穩定性（變動頻率）、**複用性（重複利用）**三大判斷原則，例如針對不同用途建立知識庫、靈感庫或行動計畫，或依處理階段進行分類。他強調這些架構沒有標準答案，關鍵在於掌握判斷原則。
3. 轉化（Transform）：將筆記轉為成果，讓知識發揮實質效益
「轉化」是讓筆記真正發揮效用、實現知識變現的關鍵一步，目的在於使筆記從服務於「自己看懂」轉變為「讓別人也能看懂」。筆記可能零散片段，服務個人理解；輸出素材則有結構、有重點、有脈絡，能讓他人理解（包括多年後的自己）。
轉化步驟包括：重組，串聯相關筆記並整理輸出邏輯；精煉，用自己的話寫出摘要，刪除或折疊重複、細節內容；以及格式調整，根據最終需求調整表達形式，如將文字轉為簡報圖表或文章段落。
不同輸出類型需要不同的轉化策略。例如，文章需聚焦特定主張並淺白展開；簡報強調邏輯與視覺設計；教案則需思考學習流程與提問點。知識輸出層次可分為為自己理解的「回饋式輸出」（如讀後心得）、為團隊組織的「事物工作類型輸出」（如會議結論、SOP），以及為他人理解與說服的「共享類型輸出」（如影片、貼文），後者需更強的表達與組織能力。劉弘祥最終強調：「真正有價值的不是你記下來的，而是你最終能用出來的。」
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