身為 PM 如何應對「緊急但不重要」的事情？(上)｜ 專家論點【朱騏】
知名的美國前總統艾森豪 ( Dwight David Eisenhower ) 曾提出著名的「四象限法則(又稱艾森豪法則)」理論，也就是將任務依據兩個維度-緊急程度、重要程度分成四個象限：
這個法則告訴我們處理任務的順序應該是：
- 重要且緊急
- 重要但不緊急
- 不重要但緊急
- 不重要且不緊急
「重要且緊急」的事情是我們都知道一定要先處理的任務 ; 然而許多人會在「重要但不緊急」與「不重要但緊急」的事情徘徊，而且最後都會身體老實的先處理「不重要但緊急」的事情，即使我們知道長遠來看這不是好現象。
我不會針對「四象限法則」多做說明，網路上已經有許多相關的時間管理的文章可以閱讀，我想要分享的是：
「不重要但緊急」的任務，其實是日常任務流程出現問題的警訊！
讓我們一起想看看你是否曾經遭遇過以下的事情：
我們每天都有做不完的事情，在閱讀完時間管理相關的文章之後，都知道任務應該從重要開始處理，但因為任務需求來的實在太快，最後還是變成先處理「緊急但不重要」的事情！
每個人遭遇的「緊急但不重要」的事情都不相同，以我的工作來說，可能是：
- 來自業務端的臨時性需求，例如使用者在系統上遇到的 bug
- 合作廠商突然遭遇不可預期、無法理解的程式問題
- 團隊內成員的假需求，也就是看起來很重要，但冷靜花 30 秒思考就會發現根本不重要的問題
Note：這邊所舉的例子在實務上有可能是「重要且緊急」的任務，判斷屬於哪一分類還是根據個人的工作經驗、過去遭遇問題次數來做判斷，大家可以用自己日常的工作帶入來理解
事實上，「不重要但緊急」任務曾經困擾我相當長的一段時間，請不要小看這些不重要的小任務，當它的數量是以 {小任務 * N } 不斷進入我們的工作排程時，你會發現處理完這些小任務後，美好的一天就過去了。
為了解決這個問題，我在工作中嘗試了許多不同的方法，這篇文章要分享的是我認為目前較為有效的處理方法，分別是：
- 方法一：「筆記本/便利貼」隨手記問題，有時間在排序
- 方法二： 將瑣事流程整理成「元經驗筆記」
- 方法三： 與其給人魚吃，不如教人家怎麼釣魚
這篇文章先講方法一。
「筆記本/便利貼」隨手記問題，有時間在排序
第一個方法是目前我在日常生活中最常使用的，也就是使用「筆記本」或是「便利貼」先隨手紀錄其他人送進來的小任務，等到目前手上的任務處理到一個段落後，再對小任務進行處理排序。
「排序」這件事情在任務管理中非常重要，因為人的思維是有惰性的，也就是：
先進來的事情就先做，後進來的事情放在之後處理！
這個思維最大的弊病就是，就算是小任務也會有「緊急性」、「重要性」的排序，除非這個小任務是「當下 ( right now ) 」一定要處理的問題，否則都同樣適用「四象限法則」。
根據我自己的經驗，基本上小任務如果是人家口中的「當下 ( right now ) 」必須處理問題，通常有 87% 都是假問題，因為如果真的有這麼急，那應該已經歸屬於「緊急且重要」的重大任務。
當我們收到其他人緊急的需求時，先將問題記下來，等到有時間再進行處理排序。
有些人問過我說，究竟筆記本或便利貼哪個比較好用？我應該選擇哪一個來當作我紀錄的「實體媒介」？
要回答這個問題的答案，我認為最終是依「你是如何管理任務、筆記」而定，我自己最終選擇的是「筆記本」。
電腦玩物站長在《 為什麼要管理的工具那麼多？用這張心智圖建立工作匯流系統 》分享了如何整理來自四面八方任務的方法，可以用一張心智圖清楚的整理自己日常的任務，下方是我的整理供大家參考：
備註：目前我已將 Evernote 替換成 Obsidian。
以上就是我處理「緊急但不重要」任務的第一個方法，下一篇文章分享後面兩個。
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