【線上科技小聚】從雜亂到有序！劉弘祥傳授Notion高效資料處理心法 打造數位知識庫
記者林育如／台北報導
在資訊爆炸的時代中，數以萬計的資訊，該如何整理成有用的資訊，15日科技線上小聚請座邀請到劉弘祥老師，來談《Notion知識管理入門三部曲》打造個人數位知識庫：Notion知識管理之系統化整理：從雜亂到有序，資訊整理的關鍵技巧。
在這個資訊泛濫的時代，資料整理可以分為四個階段：蒐集（CAPTURE）、整理（ORGANIZE）、萃取（DISTILL）、表達（EXPRESS）。C、O、D、E之四個步驟的核心在於將雜亂無章的資料，轉化為有系統、有價值的知識，進而提升我們處理資訊的能力和效率。
知識處理五大挑戰：「有」卻「用不上」問題所在
劉弘祥表示，許多人會問，在資訊爆炸的時代，為何擁有知識和資料卻無法有效運用？以下是幾個常見的原因：
《現象一：零散碎片化》
資訊分散在各個地方，無法形成完整的系統化知識架構，像拼圖一樣，缺乏整合就無法成型。資訊的整合是當前最大的挑戰之一。
碎片化會導致：
檢索困難（無法迅速找到需要的資料）
效率低下（花費大量時間搜尋文件）
重複工作（同一文件在不同平台更新，難以同步）
《現象二：缺乏脈絡》
回顧過去資料時，常常只能看到單一數字，無法理解結果的背景。資料孤立時，對事件的全面了解會有所損害，脈絡的保留對延續智慧至關重要。
缺乏脈絡會影響：
知識價值下降（難以理解決策的背景）
難以應用（重建脈絡需要額外努力）
誤解風險（上下文缺失，導致錯誤應用）
《現象三：淺層理解陷阱（全部都是重點=沒有重點）》
紀錄資訊卻不進行提煉，會使後續使用時需要更多時間來重新理解。
影響：
只紀錄不提煉，資訊價值低
過度累積，無法快速檢索
缺乏深度加工，知識難以轉化
《現象四：動態變化》
資訊不斷更新變化，現在的資訊不一定能滿足當前需求。
《現象五：遺忘/缺乏複習》
隨著時間推移，我們的記憶會衰退，一天後約有66%的資訊會被遺忘。
知識管理四大原則
劉弘祥建議，在處理專案過程中，可以透過標記、資料夾等方式來幫助快速查找資料，提升整理與檢索效率。
一、系統化思考
o 建立層次分明的知識架構
o 清晰標記與分類
o 系統性更新與維護
二、脈絡化原則與情境化運用
保留知識背景與脈絡，讓不同時間點的資料都能更容易理解。
三、槓桿80/20法則
80%的成果來自20%的努力。
四、持續迭代
知識管理是一個動態過程，必須根據情況、需求和時間調整，定期回顧和調整是必要的。
《實作小TIPS》
心法 – 「分解」：知識管理
一把筷子太難折，但若把它拆成一根根的，卻能輕鬆折斷。這樣的「分解」策略有助於減少一次性進入大腦的資訊量，避免過度負荷。
步驟實作：選擇一篇長文，依序進行以下操作：
拆解不同區塊
o 按下 ENTER 來拆解區塊。
o 若想保留在同一區塊內，可以使用 SHIFT + ENTER。
練習：
o 將一篇長文拆解成多個區塊，每個區塊可以進行個別操作。
區塊好處：
o 在 Notion 中，區塊是儲存的基本單位，可以靈活進行排版、移動，或使用顏色來標註。
使用功能：
o 折疊列表：
區塊可以設定為折疊列表（點擊打開或關閉），對於大主題層級的區塊，也可以進行折疊處理，保持清潔整潔的界面。
o 顏色標註：
針對區塊或文字加上顏色標註，提升視覺層次。
o 評論功能：
選取一段文字後使用「評論」功能，可以在區塊中產生一個對話串，讓不同地點或不同人的協作更加流暢。
o 設置目錄：
使用指令 /toc 來生成目錄，讓頁面更具可讀性，尤其是在長文中，可以快速跳轉到需要的內容。
適用場景：例可用於會議紀錄
o 步驟 1：
使用 Notion 的「新按鈕」功能來添加標題、內文、圖片等資料。圖片和 GIF 圖庫也可以輕鬆穿插進去，增強內容表現。
o 步驟 2：
在做會議紀錄時，可以分別記錄每位發言人的內容，並標註討論議程與決議結果。若有重複的議程內容，可以使用複製功能。也可以將新的議程放置在「新增議程」的按鈕中，這樣便於每次點擊後出現新的議程項目。
這些技巧將幫助您高效管理和整理資訊，讓工作更加有條理、清晰，並減少過多的信息負擔。
四大策略實踐
一、分解
將大範圍的資訊進行細部分解。把龐大、模糊的內容細化成更易處理的小單元，這樣可以減少資訊過載，並讓每個部分的處理變得更加高效。
二、聚集：主題式知識熔爐
將相似或相關的資訊聚集在一起，進行整理。
例如，可以通過表格、時間軸等方式將資料整理成組，這樣不僅能減少分散查找的困難，還能幫助理清主題的脈絡。
三、關聯：構建知識再利用
讓某一區塊的內容不僅限於原本的存放位置，也能在其他文檔中重複利用。
這樣的關聯讓資料和知識能夠跨越不同場景使用，也便於對重點進行整理，並隨時回溯到當初的脈絡。
四、復盤：知識的動態演化
o 持續回顧與優化
o 反思過程與改進方法
o 動態更新與實踐應用
知識管理並非一成不變，它是一個動態過程。復盤不僅能夠讓我們回顧和優化過去的學習過程，還能不斷根據實際應用進行更新，實現知識的持續進化。
劉弘祥強調，在知識整理的過程中，不要追求一步到位，而是從初步整理開始，並持續進行「動態優化」。通過從現象診斷到實作操作的過程，隨時檢討與改進。學會有效地處理和連結知識，才能真正運用知識，提高管理效率。
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