一直開會一直累?在你找大家開會前 用這「7個守則」讓團隊更有效率!

先別衝動集合團隊所有人來開會!想要提升工作效率,還有7個方法讓你更快解決問題

記者/鄧天心

編按:本書《遠距團隊》作者曾與來自五十三個國家和世界各地組織的領導者合作,幫助有需要的企業內部打造溝通無礙合作無間的成功團隊,他觀察到實體開會雖然能快速溝通事情,但充分運用線上開會工具,不但縮短大家的討論時間,還能提供比以往更高品質的意見,幫助公司在開發產品上做出更好的角色!

(本文選自 時報出版 的《遠距團隊》部分內容,完整內容詳見此

在你把所有人都集合到辦公室之前 

我們經常使用適用於過去的工作場所語言,但現在的情況已經今非昔比。我們仍然會說「掛斷」電話,即使現代的電話設備已不再掛在牆上。當我們談到「把人們都集合起來」時,也很容易就會想到實體會議;然而,以如今分布各地的工作場所而言,這既不現實,也不太可取。 

不同的時區、分散的團隊,或是會議室被佔用—這種種原因,讓我們很容易就認為非同步活動是退而求其次的選擇,或是在惡劣情況下所努力尋求的最佳解方。 

但事實上,充分運用科技、有效利用時間和距離,往往可以提高所提供意見的品質,有助於做出更好的決策—包括在這些團隊設計會議中。 

過去幾年的研究表明,虛擬會議有時會比面對面會議產生更真實的回饋,尤其是來自女性和團隊中資歷較淺的成員。不必忍受不悅的眼神,也不需為了讓別人聽到自己的意見,而比辦公室裡某些習慣自吹自擂的人嚷嚷得更大聲—這就可以讓討論更加公平和熱烈。 

物理距離是其中一個因素。儘管說到將每個人的想法匯集在一起,意味著的很可能就是召開一次或多次會議,但並非所有工作都必須在同一時間內集合完成。為團隊設計徵求意見和達成一致的過程,需要收集資訊、鼓勵參與、做出決策,並將這些決策傳達給所有人。 

沒錯,電子郵件是很好用,但像Slack、Microsoft Teams等工具及Monday.com或Trello4等特定專案管理軟體也非常有幫助。使用Microsoft Visio或類似工具來繪製流程圖或組織結構圖,可以幫助人們將團隊的結構視覺化,有助於他們的思考。 

當人們有時間思考時,往往更容易花時間分析各種選擇並做出深思熟慮的回應。他們不會在所有人都盯著他們、等待答案的情況下,當場評估一個想法。 

提供書面資料給人們,會對那些母語與你們的工作語言不同的人很有幫助。有些人在會議上發言的速度可能既難以應對又令人困惑,導致一些人對是否參與會議猶豫不決或乾脆不參加。隨著團隊在文化和國家方面變得愈來愈多元,如果你能為會議提供一個起跑點一致的環境,將會對團隊有利。 

此外,非同步工具還允許匿名回饋。Slack 和 Teams可以建立特定主題的討論區,並選擇隱藏參與者的名字。如果這不太實際,則可以讓某個人來收集回饋意見,由他負責將所有想法建立成一份文件,並將名字刪除。 

當行事曆、時區和其他工作讓我們不能安排會議時,這並不意味著我們無法著手進行這件事。例如,凱文經常會錄下會議內容,這樣無法參加的人也能取得共有的訊息,知道會議討論了什麼。團隊成員應該在他們情況允許時觀看這些錄影,而凱文則會在後續安排個別會談,除了確認訊息已成功傳達之外,也藉此回答任何問題。 

如果有人不能到場,他們可以先了解情況,然後以其他非同步方式或在與主管的對話中,分享他們的問題和意見。錄下的檔案還可以謄成文字稿,這對於持續對話(或對非母語人士)可能也會有幫助。 

當你把人聚集起來時 

在時區和後勤條件允許的情況下,最好的方法是透過全體團隊會議(親自參加或透過線上會議平台),來啟動整個過程。這不僅能最充分地傳達你本身的熱情和此專案的重要性,還可讓團隊有機會提出問題,針對專案表達他們自己的想法、擔憂和興奮之情,更讓每個人處於相同的基準點。 

明確說明你會如何收集、處理和分享資訊。這個過程感覺上會有點像腦力激盪的形式。許多書籍和資源都介紹了腦力激盪的技巧,但你們現在仍處於收集想法和建立信任的階段,以確保每個人的想法都會被傾聽。無論所有人是親自交流還是線上會議,下列的一些重要事項都需要記住: 

  • 如實寫下所有想法和建議,盡量減少評斷。 
  • 在記下這些想法之前先予以釐清,這樣你就不會在無意中修改這些建議,或發送出這些想法能否被接受的信號。 
  • 不要總是依賴志願者先發言。那些最急於分享自己想法的人,往往會對團隊產生過多影響,或者可能創造出一個相反想法被封殺的環境。 
  • 試著讓團隊中的資深成員和新成員輪流發言。多數人在一開始不願意發表意見,等到輪到他們時,通常那些習慣發言的人都已經說過了,因此新的想法可能會被忽略。 
  • 在此類設計會議中利用團隊的多樣性。避免那些(通常是在無意間)將他人排除在外的行為和制度。請務必盡早向可能具有獨特觀點的人徵詢意見。這就是在展現你在團隊中想要實現的公平和包容。 
  • 使用網路攝影機有其價值所在。如果是以線上的形式進行,人們在發言時就應該對著攝影機。建議人們避免長時間盯著視訊鏡頭的原因有很多,但當他們就自己的觀點發言並回答問題時,豐富的交流是不可或缺的。 
  • 達成共識非常重要。請找出讓人們不會向同事暴露真實身分的投票方式。加權投票就是一個很好的方法,人們可以選擇他們的第一選項,同時也可以表達對第二或第三選項的支持。 

這並不是說所有的團隊互動(包括此類為了設計的交流和一般情況)都應該是完全同步或完全離線的。事實上,混合式方法通常最為合適。

想像一下,如果你召開一次會議來概述計畫、介紹流程並回答問題或疑慮,會是怎樣的結果。大家接著會有自己的時間,或以小組的形式來思考自己對於團隊設計問題的答案。

後續則會召開現場會議,目的在於討論答案、以收到的意見為基礎持續發想,並淘汰不相關或不值得進一步考慮的資訊。但在此會議之前,可以先透過非同步的方式,對想法和建議進行最初的篩選。

接下來,人們就可以在沒有時間壓力、同儕也不會不耐煩的情況下繼續思考,進一步提出更深入的訊息和想法。 

投票和決策可以同步進行,也可以非同步進行,但你需要記錄所有決策;你也可能會想要召開會議,來解釋最終決策、澄清任何問題或誤解,並激發團隊對最終設計的熱情。 

最後,為意見建議設定時限。給人們足夠的時間深思熟慮,但也要確保你仍然制定了參與的急迫感和明確的截止日期。身為領導者,你需要建立簽到和提醒的機制,以確保成員的投入,並利用此機會參與設計過程。 

要是會議能夠圓滿成功並激發靈感、所有人只要開一次會就可以達成設計共識,並在結束後立刻開始運作的話,那就太好了—但出於種種原因,這不太可能發生。

人們需要時間深思彼此的意見,並考量如何回應。團隊可能需要以此為基礎進行調整(希望只是微調),因此最好將整個過程(包括專案背後的原因)記錄下來,並放置在易於存取的地方。共用磁碟機、SharePoint網站、Teams或Slack中的專用討論區都可能很有幫助。 

(本文選自 時報出版 的《遠距團隊》部分內容,完整內容詳見此

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