產品經理逃不過的工作內容:文件,你早晚都得學會寫

圖文/翟晟

或早或晚,你都需要精通書面表達

作為一名產品經理,我的一天充斥著各種「文件」。

如果你是一名產品經理,那你大概也和我一樣,一天被各種文件塞滿。

你有沒有想過:為什麼我們需要寫文件?能不能別用寫的,用嘴巴講就好?

在飽受文件繁多之苦後,我開始思索這個問題,有了自己的答案:

作為一名產品經理,只要持續進步,或早或晚都需要精通書面表達。

以下就和你分享我的思考。

文件帶來「真正的效率」

人人都不喜歡繁瑣的文書工作,產品經理也是人,當然也不例外。

那麼,為什麼文件仍然存在?

這是因為從整體結果來看,文件帶來效率,真正意義上的效率。

所謂的效率,體現在以下三個層面。

  1. 對自己:文件解放大腦,讓腦力資源用在更有價值的地方
  2. 對產品開發團隊:非同步溝通,讓時間從無窮會議中解放;邊際溝通成本趨近於0,同時預防出錯
  3. 對非產品開發團隊:確保溝通內容一致,消滅資訊落差

文件解放大腦,讓腦力資源用在更有價值的地方

對自己來說,寫文件的好處在於可以解放大腦。

大腦是用來思考的,不是用來記事的。

要記事,就用紙、用電腦、用App,用任何好用的收集工具,把腦力資源留給更有價值的事-思考。

以我個人經驗為例,當我耗盡心力去調研,設計出一種符合複雜需求方案後,我會立刻梳理凌亂的草稿紙(我習慣用紙筆做規劃),整理成清晰的產品規格文件存入雲端,把我的腦子清空,讓我能夠繼續思考下一件重要的事情。

非同步溝通,讓時間從無窮會議中解放

對產品開發團隊來說,文件這種「非同步」的溝通方式可以大幅減少會議的數量與長度。

我寫完文件,發給產品開發團隊的其他成員,他們可以各自安排自己的時間閱讀以理解需求。

如果沒有疑問,那就可以直接省下會議,減少大家的會議。

如果有疑問,那就開會針對問題進行答疑與討論。

由於所有人都透過閱讀文件建立一定的理解基礎,因此可以直接切入會議正題,能夠有效縮短會議時間。

邊際溝通成本趨近於0,同時預防出錯

那你可能會覺得:文件確實能節約其他人的開會時間,但身為產品經理的我卻需要多花撰寫文件的時間,怎麼稱得上提升效率?

我們算帳要計入看得見的成本,也要把看不見的成本計算進來。

之所以會有這個疑問,表示漏算兩項成本:邊際溝通成本與出錯成本。

用一段話說明邊際溝通成本:一句話分別說給兩個人聽,需要花兩倍的時間說;一段文字分別給兩個人讀,只需要一倍的時間寫。

從邊際溝通成本來計算效率,假設我們寫文件耗費的時間是口述的3倍,那麼當協作對象等於3個人的時候,兩者花費的時間相等;當協作對象大於等於4個人的時候,寫文件就比口述更有效率。

另一項未被納入的成本是出錯成本。

我們都有玩過傳話遊戲,只靠口述傳遞資訊,第一個人聽的的話和第十個人天差地別,這種差異在工作上會導致極高的成本。

產品開發時出錯的成本下限是推倒重來,上限永不封頂。

要預防出錯,書面紀錄是自古以來的最好工具,印刷出來的第一本聖經跟第一千萬本聖經內容一模一樣。

考慮到邊際溝通成本和預防出錯,你會發現,這樣才是真正的「有效率」。

確保溝通內容一致,消滅資訊落差

對非產品開發團隊來說,文件可以幫助產品經理確保溝通內容一致,讓其他職能的同事可以做好他們的工作。

文件給客服同事,他就能在客戶反映問題時協助用戶解決;文件給行銷同事,他就能把這個功能的價值轉換為消費者熟悉的語言。

文件除了對現在的同事有幫助,也能給未來的同事更不失真的資訊脈絡。

當新成員加入團隊時,他們可以透過文件了解過去發生了什麼,掌握來龍去脈,更好地上手工作。

精通書面表達,是提高職業發展上限之必要

綜上所述,我們對文件的價值應該有了一定的認知。

最後,讓我們回到一開始的議題:為什麼我們需要寫文件?

因為長期來說,寫好書面文件能幫助我們提高職業發展上限。

就自身而言,寫作過程中會鍛鍊我們的邏輯思維能力,思考的品質會提升,想事情能夠想得更深更廣,這能讓我們在職業發展的路上走得更遠。

就與他人協作來說,書面文件可以幫助我們和更多人協作,帶領規模更大的團隊。

這兩點,無疑能提高我們的職業發展上限。

下一篇文章,我將和你分享:作為一名產品經理,我如何撰寫文件?

本文由 翟晟 授權轉載,原文連結

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