【向上管理術】如何向主管做每週進度報告，讓你的能力被看見！

作者／Vanessa

進度報告是在每週工作必備的事項，看似簡單卻不是每個人都能做好，對於跨部門來說，進度報告有助於確認大家目前進展，了解其他團隊夥伴正在做什麼，對於主管則能以此了解最新進展和掌控風險。進度報告對於整個團隊有四大好處：

1. 促進團隊成員溝通：定期讓彼此了解專案的進展變化與溝通重要性，同步讓相關成員知道哪些事項可優先執行。
2. 專案時間軸追蹤：透過專案時程控管工具，確保相關執行者按時完成任務。
3. 提供改進的討論空間：在定期報告過程中也能快速交換回饋，了解有哪些可優化的作法或如何解決延遲的問題。
4. 監控執行預算：進度報告也能一次向相關利害關係人確認預算或費用的資訊，盤點不同專案的所需花費是否合理。

你有想過嗎？每次的進度報告，就是一次向主管或老闆精準展現你溝通能力的機會！因為你在報告的過程中同時展現了你的執行力、摘要總結力和表達能力，一方面呈現你的各項目達成率，另一方面也透過表達和視覺化讓主管一眼掌握重點，清晰掌握專案近況的同時，也更願意提供相關資源協助你達成目標。

那麼如何寫好進度報告呢？好的進度報告該涵蓋哪些重點呢？有三個 P 可以記住：

• Progress（進度）：達成了哪些成果或進展
• Plan（計畫）：為了達成目標，接下來要做到什麼以及相關計畫
• Problem（問題）：在執行過程中，目前遭遇哪些挑戰

首先，要瞭解到主管以及跨部門一起聽時，大家的時間與心力有限，你的進度報告被分配到的時間不多，最好要以精簡、盡可能具體的方式報告，最好用一頁摘要條列總結目前的關鍵成果，佐以相關圖表，而非將龐雜的文字資訊一次放進頁面裡。

接下來，你可以把你條列的資訊再進行統整的歸類，並依據從最重要、次要到最後補充的順序來排列，幫助閱讀的人更快掃描重點。舉例來說：你可以先用兩三句摘要此專案的背景（為何而做），再呼應公司目標列出此專案欲達成的目標，往下再展開執行狀況與現況重點，接著簡述後續執行計畫、潛在困難與風險。

練習看看每一句寫下之後，都盡量試著再精簡、淬鍊出最必要的訊息，例如有效運用關鍵詞來定位你目前運用的策略，同時搭配量化的數據或相關依據，來增進你的說服力。你也可以站在主管或其他部門協作者換位思考看看——如果是他們，只知道什麼最低限度但必要的訊息即可掌握此專案現況？

最後，別忘了在會議前事先模擬如果只用 1 ~ 3 分鐘報告進度，尤其在主管很忙碌的狀態時，哪些是最必要、須強調的資訊，並以自信與沈穩的態度來表達。掌握這些進度報告技巧，相信下次你的匯報表現會更能彰顯你的執行成果喔！

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