【簡報表達力】部屬不懂抓重點？主管只會講幹話？幫主管做簡報的關鍵思維

市面上多數的簡報教學中，往往都是把簡報當成是一場「個人秀」，也就是講者從頭到尾、一條龍的準備內容、製作投影片最後上台報告。然而多數的職場環境中，現實卻往往不是如此：

比方說你對主管做的簡報，可能是他要對更上級主管報告的素材；或者，雖然某場報告是主管要負責講的，但卻往往要部屬代為準備投影片甚至是講稿。最後就算有些簡報是你可以獨當一面對客戶報告的，但是原始簡報素材卻又往往來自於企劃單位統一的公版投影片。

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在這樣的狀況之下，簡報的內容架構、投影片設計與上台表達往往負責的人都不一樣，各種「你不知我意、我不知你心」的這種誤會與衝突就會因此產生。那麼遇到這個問題時又該怎麼辦呢？

缺乏「協作思維」的團隊所面臨的問題

以「部屬替主管準備簡報」的情境為例，大部分的準備流程是長這個樣子的：首先在最一開始的時候，主管會給出一個大方向的指示。這個「大方向」說好聽一點就是給個脈絡與想法，說難聽一點就是講一些意義不明的幹話，說到底就是要部屬幫忙想內容。

接著部屬就要開始分頭工作，在「目的不明」的情況下開始搜集素材、從零到一的製作整份簡報。由於多數的主管傾向於等部屬完成「整份」簡報以後，再進行檢視、並看看有哪些需要修改的地方，因此如果這位主管個性比較積極，就會在製作期的後半直接參與進來，並且導致部屬進入無限迴圈的「修改輪迴」。此時如果預留的時間比較少，那麼就很容易一路修改到最後一刻才定案，最後當時間耗盡、「木已成舟」的時候，主管便只得拿著才剛剛完成、自己幾乎沒有排練過的簡報，硬著頭皮上台報告。

此時如果報告狀況良好的話，那麼就 Save、所有的人安全下莊；但如果報告狀況不理想時，哎呀，此時不少主管便會開啟所謂的「獵巫模式」，進行各種專案失敗時的「錯誤歸因」，如檢討部屬辦事不力、不會抓重點、不會視覺化等等，並且在下一次的簡報準備中再一次地啟動又一次的痛苦輪迴。上述的情境其實每天都不斷的在全世界各地的職場中反覆上演，彷彿主管與部屬協作簡報，就註定是一件痛苦的事一般。但實際上這樣的情況是完全可以避免、或至少最小化的，而其中的關鍵，便是引入簡報的「協作思維」。

如何應用簡報的「協作思維」呢？

簡報的「協作思維」指的就是「主管、部屬與整個團隊，依照目的導向、有效資訊的思維整合團隊的力量，共同完成簡報的協作。」而這其中的關鍵，便是「目的導向」的觀念。這什麼意思呢？

前述講的簡報協作過程，其實你不難看出來它就只是個單純的「喔～要做簡報，就需要有投影片，所以部屬你們就先做投影片吧、我再來看看該怎麼講」這種單純「時間先後順序」上的區隔而已，你看不到任何理應貫穿在其中作為主軸的「目的」。因此整個合作起來自然就是多頭馬車、混亂不堪。那麼如果以協作思維重構整個流程又該如何呢？合理的流程應該是這個樣子的：

首先是「目的對焦」：在最一開始的時候，雖然沒有辦法預知所有的細節，但是主管需要「目的明確」的讓部屬了解這份簡報的關鍵資訊，包括「對誰說」「要達成哪些目的？」以及「有哪些一定要講的重點」等等。一般而言這些關鍵資訊只會佔整份簡報內容的2成左右，但是卻對簡報成效的影響力超過8成以上，你可以視為類似80-20法則的延伸。

接著是「關鍵環節確認」：在知道哪些關鍵內容佔有主要影響力之後，接著便是主管與部屬兩邊針對20%關鍵內容快速進行製作、確認與迭代微調的時候。當部屬大致有成果時，便拿給主管確認；主管覺得需要如何微調，也在這個時候立即反饋，並且在這一來一往、大量密集溝通的過程中，完成關鍵內容的製作。

這邊有些朋友可能會覺得說這與舊方法的「反覆修改」聽起來是一樣的啊？但事實上並非如此，其關鍵的差異在於說我們只會針對「關鍵」的 20 % 內容——以一份 20 頁的投影片來說，就是其中3~5頁的關鍵投影片——去進行這樣的處理。這樣的好處在於，因為需要調整的份量很少，所以不僅製作很快，同時如果外在的需求或是情報有所改變的時候，我們也有辦法很快地加以反應。

完成上述步驟之後，最後的「成果快速量產」基本上就是一馬平川了。此時部屬與主管就可以平行開工，部屬後續處理佔 80 %份量，但是相對變化小、影響力較低的過場與補充內容，而主管則可以同步進行簡報排練與口語練習。如此不僅可以確保主管上台之前對內容有充分的掌握與練習，同時更可以留下緩衝時間以應付可能出現的意外狀況。

一般而言透過上述的流程，就能夠確保簡報的品質與最後上台的成果能獲得有效提升。如果結果還是差強人意那也沒有關係，報告結束後我們也能夠進行「有效檢討」，根據實際狀況討論應該是要調整一開始設定的「目的」呢，還是實現目的的「手段」。像這個樣子雙方以「目的」作為共同依據的討論，就能夠避免舊方法中無的放矢、錯誤歸因的惡性循環，讓下一次的簡報協作與上台表現能夠獲得有效的改善。

最後對比前後這兩種協作方式的流程與成效，你就不能看出簡報的「協作思維」中「目的」所扮演的關鍵角色。因此如果主管與部屬雙方都能夠準確掌握目的、應用協作思維去準備簡報的話，那麼整體成效便能夠更加的事半功倍。

總結

那麼以上就是整個簡報「協作思維」的初步介紹啦！礙於篇幅的限制，我們只討論一種搭配情況的簡略應用。事實上協作思維能夠深入探討的議題與應用頗多，是企業培訓時的熱門主題。過去的簡報看起來像是「個人秀」，美感、話術與個人魅力是必備要素，然而現今的簡報卻強調「團隊戰」，如何做好團隊的協作才會是致勝關鍵。所以不論你現在扮演的角色是部屬還是主管，我們都希望這次的分享，能夠對你有所啟發！

※本文由簡報藝術烘焙坊 SlideArt 授權轉載，原文連結〈部屬不懂抓重點？主管只會講幹話？幫主管做簡報的關鍵思維〉影片連結點此

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