【團隊協作力】善用AI的工作效率    為團隊爭取時間資源

作者／王裕玲

過去一年最讓人投入的焦點，就是各種層出不窮的人工智能AI技術。不再是短暫的技術話題，而是實現了並赤裸裸展示AI確實能搶走基礎行業人員的飯碗，AI對就業的影響開始顯著，國外許多巨頭有82%的管理層表示，員工需要學新技能為AI發展做好準備。現今大小企業們也悄然掛上了「AI優先」的面試條件。

傳統的我們學了許多的Excel函數、圖表、跨表協作，線上學習加實戰練習後，辛辛苦苦掌握到的技能，現在只要能善用AI工具，平常要絞盡腦汁的文書報告、總結報告，商業簡報PPT設計，AI能幫忙以秒為單位完成。連主管都格外欣賞能跟緊時代趨勢的員工，讓自己成為團隊中懂AI的人，能讓職業危機感降低。本文將舉例如何善用AI的工作效率，為團隊爭取時間資源，將老闆、客戶臨時所需的各類文書資料，幫助團隊同仁不再忘食加班才能處理完成。打破傳統工作思維的瓶頸，與團隊一起跳出重覆勞動的惡循環，將更多時間精力投入到高階領域。

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簡報PPT構建場景圖

客戶只發了產品原圖過來，下個會議上卻必需在簡報PPT中展現產品的應用場景產品說明，這是一個燒腦又費時的人工作業。運用AI工具對原圖自動加工，直接丟入關鍵提示詞，就能快速產出符合客戶需求的封面頁，讓簡報提案時更加專業。此外，運用批量生產圖片素材的指令，PPT或者其它格式中配圖時，不再需要花錢、花時間去搜索材網站。用AI生成不同風格素材圖，還能自動調整尺寸，能應用於PPT、海報設計、文章配圖。

自動審閱合約

業務專案中涉及到合約的審核和簽署，過往我們必需先來來回回仔細確認與所談條件是否相符後，才能再進行下一步委託跨部門法務確認。比較小心謹慎的同事甚至會列印出來後，再仔細核對。此時，若能用AI自動審閱合約，輸入所需的檢視指令，就能準確識別關鍵條款，標出潛在風險，減少漏看等的腦力與眼力等精力消耗。

一鍵查詢函數公式

專案中最後必需做業績總結或者市場調查時，總是看見同事必需先把數據篩選後再整理，一時不知道用什麼公式解決。而AI就像個萬能教學手冊，只需要輸入數據需求，便能針對性地給出對應EXCEL的函數公式，讓數據處理更輕鬆！

自動寫週報、會議記錄

抓重點也是令人費心費時的惱人時間。秘書總是在會議後才能花時間整理會議記錄，同事在交專案週報前總是犧牲午餐時間。運用ChatGPT、LARK等AI工具將文字、數據整合成邏輯清晰的甚至是各種語言的報告，將個人任務、專案進度、總結成果都能抓好重點展示給主管，讓對方在閱讀時也能即時並容易解讀，增添印象加分！

使用AI各種工具節省精力，與團隊同仁一起擺脫「上班不情願」的抱怨情緒，在茶水間相遇時，聊天也變得更加正面。當所屬團隊能共同跳出低價值、無意義的工作循環後，才能真正地有空做自我提升，保持輸入成長的狀態，讓該應付的工作交給AI快速度處理。

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