【團隊協作力】善用AI的工作效率    為團隊爭取時間資源

作者/王裕玲

過去一年最讓人投入的焦點,就是各種層出不窮的人工智能AI技術。不再是短暫的技術話題,而是實現了並赤裸裸展示AI確實能搶走基礎行業人員的飯碗,AI對就業的影響開始顯著,國外許多巨頭有82%的管理層表示,員工需要學新技能為AI發展做好準備。現今大小企業們也悄然掛上了「AI優先」的面試條件。

讓自己成為團隊中懂AI的人,能讓職業危機感降低。示意圖。圖123RF

傳統的我們學了許多的Excel函數、圖表、跨表協作,線上學習加實戰練習後,辛辛苦苦掌握到的技能,現在只要能善用AI工具,平常要絞盡腦汁的文書報告、總結報告,商業簡報PPT設計,AI能幫忙以秒為單位完成。連主管都格外欣賞能跟緊時代趨勢的員工,讓自己成為團隊中懂AI的人,能讓職業危機感降低。本文將舉例如何善用AI的工作效率,為團隊爭取時間資源,將老闆、客戶臨時所需的各類文書資料,幫助團隊同仁不再忘食加班才能處理完成。打破傳統工作思維的瓶頸,與團隊一起跳出重覆勞動的惡循環,將更多時間精力投入到高階領域。

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簡報PPT構建場景圖

客戶只發了產品原圖過來,下個會議上卻必需在簡報PPT中展現產品的應用場景產品說明,這是一個燒腦又費時的人工作業。運用AI工具對原圖自動加工,直接丟入關鍵提示詞,就能快速產出符合客戶需求的封面頁,讓簡報提案時更加專業。此外,運用批量生產圖片素材的指令,PPT或者其它格式中配圖時,不再需要花錢、花時間去搜索材網站。用AI生成不同風格素材圖,還能自動調整尺寸,能應用於PPT、海報設計、文章配圖。

自動審閱合約

業務專案中涉及到合約的審核和簽署,過往我們必需先來來回回仔細確認與所談條件是否相符後,才能再進行下一步委託跨部門法務確認。比較小心謹慎的同事甚至會列印出來後,再仔細核對。此時,若能用AI自動審閱合約,輸入所需的檢視指令,就能準確識別關鍵條款,標出潛在風險,減少漏看等的腦力與眼力等精力消耗。

一鍵查詢函數公式

專案中最後必需做業績總結或者市場調查時,總是看見同事必需先把數據篩選後再整理,一時不知道用什麼公式解決。而AI就像個萬能教學手冊,只需要輸入數據需求,便能針對性地給出對應EXCEL的函數公式,讓數據處理更輕鬆!

自動寫週報、會議記錄

抓重點也是令人費心費時的惱人時間。秘書總是在會議後才能花時間整理會議記錄,同事在交專案週報前總是犧牲午餐時間。運用ChatGPT、LARK等AI工具將文字、數據整合成邏輯清晰的甚至是各種語言的報告,將個人任務、專案進度、總結成果都能抓好重點展示給主管,讓對方在閱讀時也能即時並容易解讀,增添印象加分!

使用AI各種工具節省精力,與團隊同仁一起擺脫「上班不情願」的抱怨情緒,在茶水間相遇時,聊天也變得更加正面。當所屬團隊能共同跳出低價值、無意義的工作循環後,才能真正地有空做自我提升,保持輸入成長的狀態,讓該應付的工作交給AI快速度處理。

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