【團隊協作力】同事離職 如何應對工作交接的任務?

作者/王裕玲

職場上,離職交接是工作承接中非常重要的一環。有些人並不重視,以為離職同事把資料整理好,將交接清單發出來,交代一下注意事項,雙方就完成了交接手續。如此,有可能給自己埋下「背黑鍋」的導火線。很多人在接手離職同事的工作時,只是被動接手,沒有過多時間提前思考如何解決問題。當真正遇到工作中的問題時,要麼苦苦回想當初交接時前同事交代了什麼,要麼只能厚著臉皮諮詢已經離職的前同事。

離職交接是工作承接中非常重要的一環,面對交接,以多思考、謹慎處事的態度著手進行,能更好地接手好任務。圖 / 123RF

在工作中,除了要完成本職工作外,也需要同事之間的相互協助和幫助,這就需要具備快速反應與高處理工作的能力,當同事臨時將工作交接給你或是突然要擔任臨時職務代理人時,為了避免延誤了整體進程。面對交接需要注意哪些事項呢?

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提前預演列出疑問

聰明的人在短時間內,懂得把自己融入到已經展開工作的狀態中,作好心理預演的準備。例如:

  • 這份工作中比較容易出現哪方面的問題?是否能有效規避?
  • 如果問題不可避免地發生,是否有足夠好的解決方案?
  • 前輩們的工作方法有哪些可取之處?有哪些地方可以改進?

當我們用這種超前部署的心理準備來處理接手的工作,便能較快速地進入工作狀態,化被動為主動。此外由於臨時交接工作比較緊急,需要在確保自己能夠完成的情況下接手,以免延誤了工作進展。如果提前發現自己無法承接的項目,就要在同事離職前再次徵得主管同意或建議,然後展開工作。

與同事快速溝通,全面了解工作

為了保證交接下來的任務能順利完成,需要做好全面的交接細節。與同事一對一交接時,需要確定具體工作內容、流程、要求、標準、最大的課題與難辦的事項。先梳理工作清單與內容、現有資料存檔、查看目前工作進度、了解工作任務量等,初步擬定該項工作的概略框架。此外,整理出自己對工作存在的困惑,並提出自己的工作方法和方案,與同事進行探討,商討出最佳最快的解決方案。

快速梳理清楚工作細項

根據前期的溝通和制定的解決方案,能確保後續工作有所進度。在這個過程中,除了充分熟悉資料外,還要主動查詢以往的聯絡事項、會議紀錄中是否有未處理的項目。全部交接完成後,請快速分析自己過往的工作經驗中,是否有直接能合併處理的項目,以提升任務完成的速度。最後,也可以向參與過項目的同事了解工作的情況,將整個交接工作全面梳理清楚,確認新接手的任務是否能達到預期目標。

全部完成交接工作後,需要再向主管匯報,並按照原先安排積極開展自身以及新追加的工作任務。在工作中,應對離職同事的工作交接,需要注意很多細節。當我們覺得這件事情很簡單時,往往有可能在同事離職後,才發現事情並非相像的簡單!面對交接,以多思考、謹慎處事的態度著手進行,能更好地接手好任務。

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