【職場二三事】看不到就沒事?遠端會議常被忽略的6個地雷

編譯∕龔鈺翔

會議是一個展示自身專業度和領導力的好機會,甚至是與決策者甚至高層建立關係的好時機,因此許多成功人士認為會議是建立個人品牌的助力工具。後疫情時代讓許多企業轉向遠距上班,使遠端會議需求增加。但許多人會錯認遠端會議不用像實體會議一樣拘謹、而變得鬆懈隨便,進而影響自己的表現。以下6個遠端會議的地雷,經常容易被忽略。

遠端會議中關閉攝影鏡頭會讓他人感覺沒有參與度,甚至忙於自己其他事務的印象。示意圖。圖/123RF

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遲到

遠端會議與實體會議同樣重要,遲到絕對是所有會議中最不可犯的大忌。準時或提前在虛擬會議待命代表非常重視會議,不僅能夠讓留下好印象,還可和同樣提前與參與者聊天談話,加深彼此的親近,為往後合作打下好基礎。

會議中做自己的事

許多人在會議中做自己的事情,在多工的同時錯過了會議重點環節,導致無法釐清本次會議中該瞭解什麼。所以,在會議中盡量保持專注投入,才不會陷入一問三不知的尷尬困境。

關閉攝影機

遠端會議中關閉攝影鏡頭會讓他人感覺沒有參與度,甚至忙於自己其他事務的印象。遠端會議就像親臨實體會議一樣重要,展示你個人外貌可促進與他人的交流,更有親和力。

個人衛生與形象

即便在家遠端開會,也需注意穿著得體並與顧好外在形象,避免一起床邋遢的直接開會,有損個人形象。雖說不太需要像參加正式活動一樣打領帶穿西裝,但仍需保持乾淨整潔,讓人覺得衣著得體。

缺乏準備

無論遠距還是實體會議,都需要對會議主題、議程和詳細內容進行事前準備,這讓人在會議發表時展現自信、自然和個人魅力。在一般情況下,虛擬會議比實體會議更有效率更簡短,也不像實體會議那般的緊張,可讓內向或外向者都有機會發言,能運用每次的遠距會議磨練自己開會技巧。

螢幕共享太過細微的報告

應該避免分享都是文字的報告或試算表,因為太過細小且同仁們也無法操作放大縮小,建議使用PPT視覺化的呈現,增加資訊傳遞的速度與準確度。此外,可以事先把較細微的報告或試算表上傳至會議聊天室中供與會者下載閱覽。

結語:

把遠端會議看成和實體會議一般重要,只要熟悉會議工具並事前做好準備,都可以避免踩到以上6個地雷。即便會議中發生技術問題,也不用過於慌張,找個要好的同事幫忙,告知所有與會者需要花些時間冷靜解決即可。

資料來源:Forbes

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