【課堂筆記】用AIGC大幅提升財務會計工作效率|許旭安Bob

一、前言

隨著生成式AI技術的進步,愈來愈多中小企業也開始思考如何進行數位轉型,希望能夠善用AI工具,提升公司營運的效益。然而,對許多在台灣的中小企業而言,在進行數位轉型時最常遇到三個問題,像是因為經費不足而無法聘請專業人員;即便有錢,卻因為缺乏數位技能與數位人才,而有錢也請不到人,又或者想自己處理財務會計等專業工作,卻缺乏對市場和客戶資料的深入分析能力等。本次課程將告訴大家,如何利用AI工具,幫助我們提升財務會計工作的效率。

二、利用AI特助提升財務會計工作效率

為了解決中小企業進行數位轉型時的三大門檻,未來巢科技公司開發了「AInsight+」機器人,協助處理公司財務會計業務。AInsight+是專為中小型企業設計,結合ERP、AI和BI的三合一AI機器人。我們可以利用AInsight+即時幫助我們進行帳務處理,有效提高財會工作的效率。簡單來說,AInsight+就是一為數為營運特助,幫助我們將會計工作自動化,進行公司財務分析、銷售管理與人資管理,更可以作為我們全天候的會計問題顧問,回答關於財務會計方面的所有問題。

那麼,AInsight+可以如何幫助我們呢?首先,它可以替我們將財務流程自動化。由於AInsight+具備自動辨識交易內容和執行重複性任務的能力,所以我們只要匯入公司財會資訊,它就可以幫助我們處理相關的會計工作,例如我們只要將公司的財務資訊填寫至導入AInsight+後的專用EXCEL表,並匯入AInsight+中,它就會將我們的所有財會資訊依照不同會計科目整理完成,也可以將這些憑證資料轉換為會計傳票、日記帳、分類帳等各式各樣不同的試算表。如果公司本身有較特殊的會計科目,我們只要再請自己的財會人員或另找會計師協助覆核即可。

除此之外,AInsight+也可以幫助我們預估未來資金,幫助公司確實掌握現金流量。對於中小企業老闆來說,現金流量表是了解公司財務的重要一環。然而,傳統的現金流量表製作程序繁瑣又深奧難懂,且通常提供的資訊為歷史數據,讓我們只看得到過去而無法展望未來,無法確切了解目前公司現金的流向。為了解決這個問題,AInsight+以「資金預估表」取代原本的現金流量表。資金預估表是依據交易付款條件,計算未來現金流入與流出狀況,以便公司進行資金調度與財務規劃。舉例而言,假設目前為10月,則在資金預估表中會告訴我們當前月分與未來兩個月的資金收入與支出金額,以及這些資金來自哪裡,又或者該預備多少資金支付給客戶。如此一來,我們就可以透過資金預估表,精準掌握公司現有資金,並釐清和預備未來可能需要的支出,避免跳票或拿不出錢支付客戶的窘境(圖1)。

圖 1 AIinsight+可以提供我們資金預估表,讓我們快速了解公司金流,並為未來可能支出預備資金

最後,AInsight+也可以作為我們的專業顧問。如果我們有任何關於財務會計方面的問題,都可以隨時詢問AInsight+,讓它作為我們24小時的AI顧問。除此之外,我們也可以透過AInsight+中的戰情室,幫助我們全面掌握公司財務方面,像是KPI等的所有數據,讓我們更能了解公司整體的財務狀況與健康度。

三、利用ChatGPT協助財務會計工作

除了可以利用AInsight+機器人,幫助我們提升財務會計工作效率外,我們也可以利用ChatGPT幫助我們進行財務會計工作。首先,身為一名會計人員,我們可能在整理財務資訊時,遇到不知道該歸類在哪個科目的項目。此時,我們就可以請ChatGPT扮演一位專業財務會計人員,詢問它像是請客戶吃飯必須歸類為何種會計科目。如果我們發現ChatGPT的回答不夠專業時,可以試著給它一個準則做為參考標準,例如在會計專業方面,可以請它以國際財務報導準則(IFRS)的標準重新回答。

另外,我們也可以請ChatGPT幫助我們建立Excel表格。我們可以請它扮演專業的財會Excel大師,並告訴它我們想要在Excel中建立財務收支表,請它幫我們寫好欄位與公式。透過這個方式所產生的Excel表格為較簡單的類型,我們也可以請它參考不同的欄位或表單產品資料,製作一份較複雜的表格。以上這兩個工作都是免費版的ChatGPT可以進行的,但如果需要請ChatGPT幫助我們直接產生一份Excel檔,那麼就必須購買ChatGPT-4喔!此外,如果我們想要ChatGPT生成的Excel檔中的產品名稱更符合我們公司所需,那麼也可以告訴它公司的類型,如藥妝店或寵物用品店等。如此一來,Excel檔案中的資訊就會更貼近我們的需求。

除了讓ChatGPT幫助我們進行簡單的資料分類與整理以外,我們也可以詢問它營運管理層面的問題。例如,許多新創公司會面臨有人想要入股,但因為本身並非會計專家,所以不知道入股比例的差別在哪裡。這個時候,我們就可以請ChatGPT扮演一為具備專業法律和財務背景的專家,請它幫我們分析入股20%、34%、51%、70%分別會對公司造成什麼影響,並請它提供我們一些建議與風險預判。

四、結語

在數位化轉型的浪潮中,當中小企業面對財務會計管理的挑戰時,可以透過先進的AI技術,如AInsight+和ChatGPT,來大幅提升工作效率與準確性。AInsight+不僅可以幫助我們自動化財務流程、提供即時的專業諮詢,更可以幫助我們精準預估資金,讓即便是非專業人員的我們也能快速又準確地掌握公司的財務狀況。除了使用AInsight+以外,我們也可以利用ChatGPT幫助我們進行一般的財務問題解答和數據分析,提供公司老闆和財務人員在進行決策時獲得更全面的數據。最後,AI當然也有其限制,也有可能犯錯,且使用不同的AI也可能會得到不同的答案。此時,我們除了可以透過不厭其煩地與AI對話,也可以在必要時詢問專業的會計人員,確保資訊的正確性喔!

【若想回顧完整版課程影音,請點選此連結;有任何問題或分享,也歡迎在本文底下留言。】

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