【課堂筆記】AI 生成式自動化|曾慶良

一、前言

做為公司的主管或老闆,亦或者是學校的老師,我們每天都需要面對客戶或學生的各種問題與需求。然而,我們不可能只需要面對一兩個客戶或學生,而是經常需要照顧到數十位至上百位的客戶。這個時候,我們如何照顧到每一位客戶就成了難題。為了解決這個困擾,本次課程將帶領大家,利用Google Apps Script和Make AI進行自動化,讓AI幫助我們進行客戶關懷。

二、利用Google APPs Script (GAS)自動化

Google Apps Script(GAS)是Google提供的服務。它可以幫助我們自動化日常任務,也可以用來整合Google文件、試算表、表單和Gmail等功能。因此,只要我們的資料都儲存在以上的Google服務中,我們就可以用GAS將資料串接起來,並在需要時將想推播的資訊傳送給客戶或自己。

舉例來說,假設我們在與客戶剛見面時,請它填寫Google表單留下包含姓名、年齡、性別等基本資訊,甚至包含喜歡的商品或興趣等,我們就可以得到一份客戶資料。然而,即便我們有了這份客戶資料,隨著客戶數量不斷增加,我們就愈來愈不可能每天耗費大量時間翻閱客戶資料,找出今天是哪位VIP的生日並寄送生日賀卡,或者照顧到客戶的其他需求。不過,有了GAS的幫忙,我們就可以在GAS中設定,讓AI幫助我們在客戶生日時自動寄發電子賀卡,讓客戶感到賓至如歸。

使用GAS的方式相當簡單。首先,我們可以開啟Google試算表中的「擴充功能」,並選擇「Apps Script」,就可以開啟GAS了。當我們進入GAS後,就會看到右方有一個工作區塊,讓我們可以填寫Json程式碼。如果大家不會寫程式碼,但希望可以有本次課程介紹的自動發送客戶生日卡的程式碼,也可以在ChatGPT中找到名稱為「亮的~自動化(Google APP Script)知識學習與建置優化GPT」的GPT機器人,並透過問答的方式請它提供我們程式碼即可。

接著,由於我們要串連的是Google試算表,因此我們必須將客戶在Google表單所填寫的資訊輸出成試算表。我們只要在Google表單的後台觀看填寫回覆的的地方,選擇建立試算表即可。如果我們手邊已經有要串接的試算表,則可以在輸出時選擇「選取現有的試算表」,就可以將資料彙整到原有的試算表中。另外,雖然AI功能強大,但也總有出錯的時候。因此,我們可以在試算表新增「發送狀態」欄位,用來檢視AI是否成功幫我們將信件寄出。

當我們在GAS上寫寄發卡片的程式時,可以寫一個插入圖片的程式碼,並將我們想要做為生日賀卡的圖片的URL寫入程式碼。接著,我們也要將圖片標題在「.setName」的程式碼中設為生日賀卡(圖1)。

圖 1上圖為可插入圖片的程式碼

接著,以圖2中的程式碼為例,為了要讓系統可以從我們的試算表抓取資料,我們必須將Google試算表的網址貼入程式碼中的「您的Google試算表網址」。另外,我們也要在程式碼中,確定要讓系統讀取的試算表標籤名稱與試算表中的一致。

圖 2以上圖的程式碼為例,我們需要將Google試算表網址貼上圖中黃色部分。其中,「表單回應1」為想要系統讀取的試算表標籤名稱,我們必須確保程式中的標籤名稱與試算表名稱相同。

最後,我們需要一串程式碼設定要出現在生日賀卡上的祝福詞(圖3)。

圖 3上圖程式碼為要出現在生日賀卡上的內容,我們可以依照自己的需求進行修改。

當我們寫好程式碼後,必須點選GAS上方工作欄中的儲存鍵將程式碼儲存起來。在執行時,由於我們是要將生日賀卡寄到客戶的信箱中,所以我們必須在執行前,在工作欄的下拉欄位中選擇「sendEmails」(圖4)。當我們開始執行後,系統會出現要求審查權限的通知,我們只要選擇「Advance」,並點選自己的Gmail帳號完成授權即可。

圖 4完成程式碼後,我們必須點選儲存,並選擇「sendEmails」,最後點選執行即可。

最後,我們也要設定觸發條件,讓AI知道我們要在甚麼時候寄信給客戶。因此,我們要在GAS最左方的工作欄中找到「觸發條件」,接著選擇右下角的「新增觸發條件」。進入設定觸發條件的頁面後,我們要進行幾個設定。首先,我們要將「選擇想要執行的功能」設定為「sendEmail」。接著,我們要設定其他四個部分,在「選擇應執行的部署作業」中選擇「上端」;在「選取活動來源」中選擇「時間驅動」;在「選取時間型觸發條件類型」中選擇「日計時器」,以及在「選取時段」中選擇想要寄送信件的時段。當我們設定完觸發條件後,回到GAS選擇再重新執行一次就完成囉!

三、利用Make AI自動化

雖然GAS的程式寫起來很漂亮,但隨著資訊科技的進步,現在愈來愈多人喜歡使用無程式碼平台,省掉撰寫程式碼的過程。如果大家想要不用寫程式碼就可以將工作流程自動化,那麼我們可以使用「Make AI」將工作流自動化。接著,讓我們看看如何利用Make AI將工作流自動化吧!

首先,我們可以用Google帳號進行註冊。在註冊帳號時,我們可以選擇使用EU或US伺服器。由於目前EU伺服器功能仍不完整,所以我們必須選擇US伺服器。當我們進入Make AI的頁面後,只要選擇右上角的「Create a new scenario」開啟新的編輯頁面。

接著,假設我們要讓AI幫助我們檢查電子信箱,找出客戶的重要信件,並透過Line通知我們這些重要信件,那麼我們就可以用Make AI將Gmail和Line串接起來。首先,我們要先在工作介面中點選中間的「+」,並搜尋Gmail就會出現許多Gmail的選項。由於我們希望AI可以幫助我們檢查電子信箱以找出重要信件,因此我們要選擇「Watch Emails」。接著,我們再點擊工作介面上的Gmail圖示,並選擇「Create a connection」開始連結我們的Gmail帳號。連結完畢後,再於「Folder」中選擇「Click here to choose folder」並設定為「Inbox」對信箱內的所有郵件進行分析,AI才會幫我們檢查信箱中的所有信件。

設定完成Gmail的部分後,我們可以再依照相同的方式在Make AI中搜尋Line。同樣的,我們會看到許多和Line有關的選項,而由於我們要讓AI透過Line發通知給我們,所以我們要選擇「Send a Notification」,並將工作介面中的Line圖示與Gmail圖示拉近,這兩個程式就會完成自動化。當然,我們也需要針對Make AI上的Line進行設定。我們只要從「Line Notify」中取得Client ID後,就可以將Client ID貼入Make AI的Line中,即可完成設定。最後,我們再選擇下方工作欄中的存檔,並開啟自動化,再點擊測試就完成囉!

四、結語

在AI的時代,有些人擔心AI 會不會搶了自己的工作。然而也有人認為,AI可以為我們帶來新的機遇。其實,隨著AI科技的進步,我們已經可以利用GAS和Make AI等軟體,幫助我們自動化工作流程,讓我們的工作更有效率。因此,與其擔心自己是否會被AI所取代,不如思考可以如何將AI變成我們的好幫手,幫助我們提升工作的品質與效率,讓AI成為我們生活和工作中的好幫手!

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