【課堂筆記】ChatGPT × Excel 進階數據分析：人人都能玩數據！｜吳承穎 (11/17)

講師：吳承穎

AI新創社群【查特普拉斯】共同創辦人
爆學力 Atom SkooL 共同創辦人
台大國企系畢業、清大學習科學與科技研究所碩士生

前言

相信大家在工作時經常會用到Excel整理公司的資料，但我們也時常必須花上半天的時間，將數據整理成老闆想要的樣子，甚至可能花費了半天的心力後，還會被老闆發現資料錯誤而挨罵。本次課程我們將告訴大家，如何運用ChatGPT的最新功能「My GPTs」建立專業Excel助理，並與它協作快速整理資料，不僅省時又能得到精準的資料。

一、My GPTs簡介

最近有許多人想要江ChatGPT升級至付費版，但卻出現了有錢也買不到的狀況，那很可能是因為ChatGPT本次改版後，推出了全新的「My GPTs」，讓使用者可以依照自己的需求設定聊天機器人。當我們設定完成後，我們未來只要打開這個機器人，ChatGPT就會依照我們設定好的指令來回答問題。接下來，我們將手把手帶大家製造一個自己的My ChatGPTs。

首先，我們可以在ChatGPT的網頁上點選「Explore」，就可以在選項最上方看見「Create a GPT」，點擊後就可以開始創建自己的聊天機器人（圖1）。

接著，我們會看到有「Create」和「Configure」兩個選項，而頁面右側則是預覽視窗，供我們測試自己創建的ChatGPT。「Create」可以讓我們告訴ChatGPT想要一個什麼樣的聊天機器人，它就會依照我們的需求開始製造一個機器人。「Configure」則是由我們自己手動輸入要創建怎麼樣的機器人。本次課程會利用「Create」來製造Excel機器人。當我們點選Create後，就可以告訴GPT Builder我們想要怎麼樣的機器人（圖2）。

創建好機器人後，我們就可以進入這個機器人，並開始自己設定它的名子和常用問題等。最令人驚豔的是，我們可以在設定的視窗中找到「Knowledge」上傳我們的檔案（圖3）。如此一來，我們所創建的My GPTs機器人在回答問題時，就會參考我們提供的資料回應。有了這個功能，ChatGPT的回應不僅會更貼近我們的期望，也可以有效地解決ChatGPT一本正經胡說八道的老毛病。另外，我們也可以在「Capability」的區域設定機器人所要使用的模型。但當我們要創建一個Excel的ChatGPT時，還是建議大家將預設的模型都先關閉。因為若開啟的話，ChatGPT有時會用Code Interpreter寫程式，而不是我們想要的Excel。

最後設定完成後，我們可以讓ChatGPT幫我們生成機器人的頭像，並點選右上角的「Save」即可完成建立My GPTs。儲存機器人時，我們可以選擇是否要公開此機器人，或是僅供自己或有連結的使用者使用。

二、生成Excel複雜公式

建立完我們的My GPTs後，接下來就可以開始和它協作Excel的各項任務囉！

1. 將人事資料西元年轉民國年

在整理公司的人事資料時，我們可能需要將公司人員的生日從西元年轉到民國年。此時，我們可以直接打開剛才創建的Excel專用GPT，並請它幫我們把西元年轉為民國年，例如：「2021/1/4」轉為「民國110年1月4日」（圖4）。需特別注意的是，ChatGPT有時候會產生的不正確的公式，此時我們可以回到ChatGPT，檢視生成過程並手動修改，也可以直接貼上錯誤的公式給ChatGPT，並告訴它貼上後的結果錯誤，再跟它說一次我們想要的結果應該為何，請它修正。

2. 將全台縣市轉為區域

第二個範例則是請ChatGPT寫出Excel公式，依據人事資料中的地址進行分區。我們在請ChatGPT生成將全台縣市轉為區域的公式時，可以分別列點告訴ChatGPT，哪個縣市應屬哪一區。例如，若發現表格欄位中包含臺中市、苗栗縣、彰化縣、雲林縣，則該區應屬於中部。依此方式列點完畢之後，即可開始讓ChatGPT生成公式，並將公式複製貼上至Excel檔即可。

3. 從地址回傳郵遞區號

接下來是從資料中的地址辨別郵遞區號。在進行這項任務時，我們必須另外備有一個全台郵遞區號的Excel檔案。當我們開始下指令時，必須告訴ChatGPT有兩個工作表，並描述我們想要ChatGPT在撰寫公式時參考表格中的那些欄位。例如，在「郵遞區號表」工作表中有兩個欄位，A欄位是部分地址，例如臺北市中正區，B欄位是對應的郵遞區號。接著再告訴它，「員工基本資料表」的H2是完整地址，例如新北市板橋區中山路100號。最後再請ChatGPT根據「員工基本資料表」H2的前五個字，比對「郵遞區號表」A欄位前五字，回傳對應的B欄數字在「員工基本資料表」。最後再將公式複製貼上至Excel檔即可。

4. 從商品編號帶出商品名稱

前面的三個例子是以人事資料的整理為主，接著我們要告訴大家如何整理公司的產品的資料。進行此任務時必須備有含有商品編號的商品表，以及有商品編號的客戶購買資料。接著，我們在下指令時也必須告訴ChatGPT有兩個表，請它根據客戶購買資料中的商品編號欄位（如D2）的資料，找出商品表中相同文字的商品編號欄（如A欄）對應的商品名稱欄（如B欄）。同樣地，我們只要將ChatGPT所生成的公式複製貼上至Excel檔即可。

5. 設定條件找出VIP

最後，我們若要從客戶購買資料中找出VIP，也可以請ChatGPT寫出公式幫我們快速完成任務。假設我們想要找出在七月後消費滿一萬元的消費者，將他們標記為VIP。在下指令給ChatGPT時，可以請它幫我們找出在訂購日期（如C欄）中日期大於七月，單價（如H欄）中數字大於10000的部分，如果條件符合，則回覆「VIP」。最後，我們再將公式複製貼上至Excel檔，即可快速找出符合VIP資格的顧客囉！

三、生成VBA程式碼

接著，我們要教大家如何使用VBA程式碼填充貨號。首先，我們要先開啟VBA。如果大家使用的為ios系統的筆電想要開啟VBA，我們可以將鼠標移至頁面最上方，並在ios系統的選單中找到「Tools」，在下拉選單下方點選「Macro」中的「Visual Basic Editor」就可以開啟一個寫VBA程式碼的介面。接著，我們要在該介面中上方選單中的「Insert」開啟「Module」，系統就會跑一個輸入程式碼的視窗，我們可以在裡面輸入VBA程式碼，讓它自動帶入Excel檔。

我們可以告訴ChatGPT，想要填寫英文字母A到I的貨號，每個都是001-010，例如A001 A002 A003……，所有貨號都是在B欄。接著，ChatGPT就會生成出一串VBA程式碼，我們只要將它複製貼上至VBA介面中的輸入程式的視窗，在打開新的Excel工作表，並點選頁面左上方的藍色箭頭，就可以得到依照我們需求寫出貨號的Excel檔案。

四、GPT-4視覺功能

最後，ChatGPT改版後，ChatGPT-4現在也有了強大的視覺功能，可以讀得懂我們的截圖。舉例來說，如果想要小計銷售額，我們可以將Excel表截圖並上傳至ChatGPT，並告訴它希望計算出小計，請它給我們對應公式（圖5）。當ChatGPT可以讀懂我們的圖片資訊後，我們就可以省下複雜的描述過程，讓我們的工作可以更事半功倍。

五、結語

ChatGPT改版後，ChatGPT-4的功能大幅提升，My GPTs更讓我們可以擁有多種專業的聊天機器人，負責幫我們處理不同的工作。除了上述的Excel專業助理以外，我們也可以依照自己的需求，創建一個翻譯專業機器人，或者專門於課綱設計的機器人。My GPTs不僅節省了我們與AI溝通的時間，更因為可以上傳相關的資料，解決了ChatGPT胡說八道的缺點，讓它的回答更準確。當然，AI只是我們工作上的幫手，我們還是必須檢視AI生成的內容是否堪用。最重要的是，我們必須對自己的工作內容相當熟悉，才能有效地與AI溝通，加快我們的工作流程。

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