擔任 PM 時常遇到信件問題，教你如何寫出一封高效率的 Email！(上) | 專家論點【朱騏】
現代的上班族幾乎每天都要寫 E-mail，尤其擔任「窗口型」的角色職位更是把寫 E-mail 當吃飯一樣！
如果寫一封信要花 10 分鐘，一天下來至少也要花約 60 分鐘來寫信，累積下來的時間都可以拿去做其它重要的任務。
到底該如何在「短時間寫出一封 E-mail」跟「E-mail 內容要讓收件人快速理解」得到一個平衡呢？
這篇文章我想分享實際工作中「寫 E-mail 的撇步」，我發現寫 E-mail 其實跟寫文章很像，只要掌握架構、方法，寫出來的內容就可以讓收信人在最快時間接收、理解資訊，並且做出相對應的行動。
接下來預計會用 3 篇文章的篇幅，好好談寫 Email 這件事情。內容分別是：
- 信件標題的重要，讓收信人知道下一步動作(Action item)
- 簡單的寫信模板，讓精神專注在想要溝通的事務上
- 複雜的主題，透過「顏色標示」讓收信人一目了然
這篇文章我們先談第一點 – 信件標題的重要性，讓收信人知道下一步動作(Action item)。
多數人的 Email 標題都看不出到底要收信人做什麼
讓我們做一個簡單的觀察，當一封 E-mail 進入到收件夾時，它的標題可能會長成甚麼樣子？
我過去在旅遊新創公司擔任 PM 職位時，主要負責以下 3 個業務的聯繫窗口：
- 對外 API 串接
- 專案合作
- 內部系統營運
簡單說就是技術窗口，只要合作夥伴有系統資料更新問題，通通都會瘋狂寄信到我的信箱…，以下是我日常會接收到 E-mail 標題：
1. Order change question
2. Hotel faces “Service Interruptions” problem
3. 關於 API 測試問題
4. 旅館房價更新問題
5. Quick Confirmation from Partner…太多信件就不在這裡逐一表列。
你應該可以發現這些 E-mail 標題都有一個問題，那就是缺少「行動句(Action item)」。
也就是說，當我收到這封信時，我只能猜測這封信可能在講的問題，但我無法得知這封信主要的目的是甚麼、信件內容有多緊急、是否需要在最快時間回覆…等。
因此在 E-mail 的標題，我認為可以依據以下 3 點來進行補強。
訣竅 1. 用「行動句(Action item)」開頭
例如「請回覆(please reply)」、「請確認(please confirm)」、「請求幫助/詢問(please help)」、「請填寫 (please fill in)」、「通知(inform)」
範例 : [Please help] Stop syncing API on A Hotel(AsiaYo)[Important Inform] AsiaYo API spec changes on XXX API
訣竅 2. 寫明自己的公司名稱
在標題寫明自己的公司名稱，可以讓收信人最快理解是哪一家公司發生了問題。
我曾經收到一封只註明「關於 API 測試問題」的 E-mail，由於是我從來沒看過的收件人，我完全無法知道是哪一個合作夥伴寄的信，直到閱讀完內容並看到簽名檔後，才知道是哪一個合作夥伴。
說實話，這樣的信很像一封詐騙信件…，可以的話一定要說你是誰。
訣竅 3. 將重點寫在 E-mail 標題
即使有行動句，有些標題內容並沒有真實傳達這封信的目的，結果讓收信人必須閱讀完整封信之後才能知道要做些甚麼。
範例 -「請協助日文翻譯」
單純看這封信的標題，會讓人以為是要請負責翻譯的人員協助翻譯文字。
在看完整封信後，才發現其實日文翻譯已經翻好了，只是要請工程師更新到網站上… 這樣的目的如果用 「(請協助)將日文翻譯文字更新到網站上」會清楚許多。
就是就是 3 個我建議寫 Email 標題的訣竅，這裡邀請你一起想想 – 有沒有自己寫 Email 標題的習慣呢 ?
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