成功領導者如何主持會議?小技巧讓開會不再痛苦
編譯∕龔鈺翔
對於「開會」這件事,相信很多人的想法,都是能不開就不開、開了也想趕快結束。身為領導者,不妨思考角色互換,給予與會同仁一些「小確幸」,這樣對大家都有利,把會議辦成吃吃喝喝的同樂會,拋去無趣、沈重、呆板的枷鎖。
以下是準備會議前與後的小技巧,請各位服用:
1、明確會議目標
首先我們要有一個明確的目標,會議的重點是什麼?且都讓每個人知道你要完成的工作內容,這樣可以讓會議內容更容易理解,因此可以針對會議主題與目標群眾,設計專門的話題,可以提昇講者的共鳴,這樣聽者的吸收度也會更好。
2、發揮自己的專長與技術
Careercontessa報導說到,55%的交流是肢體語言,38%是語氣上的技巧,這兩項是主持會議的必備技能,可以依據不同的會議聽眾來做技能上的調整。有些人倚賴聽覺來接收訊息、也有些人是視覺動物,在分享資訊數據時,可以使用一些圖表範例來視覺化、再輔以口頭說明,用更好的方式來傳達效果。
3、會前建立清楚議程
議程要讓每個人都知道簡要內容與順序,這樣有助於會議順利進行。
建議的議程內容:
- 關鍵要點
- 會議細部流程(例如主講時間、轉場時間、中場休息時間等)
- 人員名單 / 組別
- 參考資料、文件與研究
4、儘量精簡
一場會議若超過1小時,那會非常難熬,一般人可以維持40-50分鐘已經很厲害了,所以長度設定在半小時為佳,如果能在15分鐘內那就更好了。
認真思考哪些細節是真的需要在會議上提到的,再加以修飾,兼顧含金量與簡節有力,聽眾會感謝你的速戰速決。
5、創造誘因
將會議與同樂會結合可以達到雙倍的效果,無壓力的開會方式使聽眾更放鬆,如果有預算與時間,可以買些零食飲料小小賄賂同事們,畢竟每個人都喜歡吃吃喝喝,或是不定時舉辦小抽獎,也是吸引開會的方式。
6、意見反饋
在會議結束後,收集聽者意見與反饋來作為改進自己的進步參考點,人們往往看不到自己的缺點,而需要別人的提醒,因此反饋會使你往後主持會議更有成效。
參考資料:Careercontessa
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