【簡報表達力】超效簡報技巧：快速存取工具列設定

不知道你有沒有過這樣的經驗：在製作簡報時，會經常使用特定常用功能，每次要把這個常用功能叫出來，都要按照路徑去找，而當使用頻率一多，這個不斷重新按功能路徑叫出功能的方式，就顯得十分重複而浪費時間。

PPT「快速存取工具列」設定

事實上，在 PowerPoint 中可以設定一個叫做「快速存取工具列」的功能列，它顯示於 PPT 工作面板的上方，用以存取經常使用的功能及指令，就像是常用工具箱一樣，可以幫助我們大幅省下每次尋找與點選功能的時間。

那我們該如何新增功能至「快速存取工具列」呢？

方法一、新增單一功能

首先找到你要的功能/工具，在其按鈕上按右鍵，並點選「新增至快速存取工具列」即可完成新增。這是新增單一功能的方式，不過如果我們想要一次新增多個功能的話，我們該如何做到呢？

方法二、 一次新增多個功能

如果我們想一次新增多個功能，我們只要找到「快速存取工具列」右邊的「小箭頭」點擊一下，在下拉式選單中選擇「其他命令」。

點選「其他命令」後，會跳出下圖的視窗，在功能區列表中，選取想要的功能，點選「新增(A)」，將功能依序新增到右側快速存取工具列表中，點按「確定」即可一次新增多個功能至「快速存取工具列」中。

建議新增的功能 1：使用頻率偏高的功能

因為工具列的長度有限，我們應該新增哪些功能呢？這邊建議大家可以往兩個面向去思考，第一個是：自己經常使用的功能，因為使用頻率高，因此能節省下來的找尋、點選的時間會較多。一般來說，大眾點按以下功能的頻率較高：

1. 插入圖案

2. 插入文字

3. 移到最上層

4. 移到最下層

5. 旋轉物件

建議新增的功能 2：需點選較多步驟的功能

另個建議新增的功能群是：需要點選較多步驟的功能，因為功能叫出的步驟越多越費時，因此若能直接新增至「快速存取工具列」的話，能省下的時間就越多。以下列出需點選較多步驟的常見功能：

1. 合併圖案

2. 長寬比 1:1 (剪裁)

3. 剪裁成圖形 (剪裁)

4. 對齊物件

(1) 垂直均分

(2) 水平均分

(3) 靠左對齊

(4) 靠上對齊

(5) 水平置中

(6) 垂直置中

總結：必存功能清單

總結來說，建議大家可以依照自己平時的使用習慣，幫自己新增一組客製的常用功能至「快速存取工具列」，這樣的話你在製作簡報時就能夠更有效率、事半功倍！如果你對於功能清單的挑選沒有什麼頭緒的話，也沒關係，我們在下圖幫你整理了一般大眾的必存功能清單，你可以直接參考：

那麼以上就是本期的分享，我們下期分享再見囉。

※本文由簡報藝術烘焙坊 SlideArt 授權轉載，原文連結〈超效簡報技巧：快速存取工具列設定〉

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