【團隊協作力】突破框架　提高獨立作業能力的協作小技巧

作者／王裕玲

在共享辦公室中，任何提高專注力的工具都能有效減少加班時間。然而，在與團隊協作的過程中，我們常陷入「過度依賴信任感」的迷思，這就是認為提高彼此之間的信任感，必須迅速地接住並解決所有人所提出的問題。因此，許多人往往會在每天的會議後，將最重要的任務放在下班後的加班時間來完成。然而，集中精神、有效的溝通和事務優先，能實現心無負擔的團隊最佳協作。反向思考，一起試著突破框架吧，提高自我獨立作業能力，運用各種軟技能與實用工具，來增強協作效能。以下分享實用小技巧：

1、隨取即用 共享知識

在疫情期間，「即取即用」的SaaS類型產品非常受歡迎，因為它們可以直接解決企業當前的辦公需求。在中國，「飛書」、「釘釘」、「企業微信」等多項線上協作辦公線上軟件因此而生。如果我們將這些平台的邏輯運用到自我管理中，可能會造成身心疲憊。但若只借鑒它們的核心功能，比如我會選擇「飛書」的「回復」功能來串聯訊息，這樣可以避免對話的穿插帶來的干擾，並實現高效獨立作業，同時不失團隊合作的價值。具體來說，將自己經常被問或者能夠貢獻的資訊上傳到雲端，彙集成資訊庫共享，這樣新人或者新專案的同事可以隨取即用，減少重複溝通的成本。

2、確認行程表，要事優先

當有同事來諮詢時，需要先確保自己的重要事項得到優先處理。試著可以勇敢地表達出：「我現在需要先確定不會拖延其他事情。」同時打開自己的行程表確認。我們當然願意與對方交談，因為顯示出誠意和合作是職場禮儀。然而，在確認手邊現在沒有其他事情需要立刻處理的前提下，再進一步地接受對話。所以，在對方面前即時確認手機或電腦上已登錄的日程表與電子郵件，這是一種不失禮貌且尊重自己的行為。

3、聰明的會議小技巧

請嚴格設定時限！會議時間應以15分鐘為最小倍數設定，並在會議開始時就明確地表達時間限制。這樣同事們就能理解並學習到我們一整天的時間都需要嚴格且明智地規劃，每一分鐘都不能浪費。同事們也會意識到這場會議必須講重點，如果無法在會議中達成共識，那麼必須透過電子郵件或公司內部的其他平台進一步處理。這將讓團隊和上司們都明白每一場會議都應該有如期、有質量的結論。

在內心和外在之間，能取得平衡是一種藝術。既然是藝術，那麼就不可能快速學會。需要耐心探索，找到一種團隊可以不打擾彼此，但在需要團結的時候又能共同前進的默契。這是每個人的任務，也是能達到高效團隊協作的關鍵。

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