【團隊協作力】提醒團隊看見「重要」但不緊急的事
作者／王裕玲
我們都理解，重要且緊急的事務應當獲得優先處理。當問題已然迫在眉梢，身心同時感受到的壓力必將促使我們優先應對。然而，真正的挑戰卻往往來自那些「重要」但不緊急的事情，我們往往會將其擱置一旁，直至期限將至、無法再拖延時，才急匆匆地完成。在此，艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix）的管理應用，能有效協助我們及團隊鑑別待辦清單的事項，使時間管理和任務管理變得更為明朗。
艾森豪矩陣管理應用的普世知名度，使其甚至被廣泛應用在生涯管理上，如投資、學習，甚至是執行和實現未來五年、十年的人生目標。讓我們以一個簡單的例子來說明，在加班常態化的環境中，每天的運動動力總是被推遲，直到身材和體力明顯出現問題，我們才會驚覺定期健康管理的重要性。這就是對於自我人生實現的「重要」但非緊急之事。
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- 如何讓團隊共同重視？
在專案執行完畢之後，日常的PDCA檢討會議中，我們可以思考下次執行此任務時，該如何以更高效率、更短的時間，達成相同的專案成果。從這個觀點去說服團隊的核心夥伴，並創造出錨定現象。畢竟，每個人都希望能準時下班，將付出的成果轉化為自己生活的精彩，這才是職業人士的真正意義。
- 善用工具
在專案任務中，常會有許多細節報告和資訊整理等作業，這通常會消耗大量時間。在專案管理中，善用工具以有效縮短溝通時間，進而提升執行力，也是一種能力的展現。例如，使用飛書（Lark）進行會議錄音，錄音後，軟體將自動儲存會議中所有發言的純文字，再以AI軟體進行會議重點的摘錄。這種方式可以讓大家在會議中更專心討論，讓時間得到有效運用。
- 適時嘗試並接受失敗
「誰能清楚定義長期目標與短期目標的差別？特別是在我們需要面對緊急事務的時候。我們經常把注意力放在當下的緊急事情，而忽略了那些重要的未來。」——這是美國第34任總統艾森豪在1961年的一次演講陳述。在戰爭的面前，任何任務都可能失敗，就連艾森豪也是在經歷了嚴峻考驗後，才能結晶出世界聞名的「艾森豪矩陣」管理應用。比較之下，我們這些被定義為「上班族」的人，都處於相對穩定的生活中。在團隊裡，並非每個人都能立刻鑑別出重要但不緊急以及不重要也不緊急的事情。通常，我們都是在接到電話、收到訊息或有會議召集的時候立刻行動。因此，適時的提醒，並嘗試面對失敗後，讓團隊的每一個成員共同找出問題的源頭，深入了解如何在現階段明確區分出優先順序和重要性，以實現那些重要的未來。這也是一種強化團隊關係，提升信賴性的重要機會。
正如艾森豪總統的智慧所示，成功的關鍵在於如何妥善平衡和管理「重要」與「緊急」的事情。而在此過程中，更重要的是我們如何與團隊一同學習和成長，如何把「重要但不緊急」的事情視為日常生活和工作的覺知，並用智慧與創新的方式來面對和解決它們。
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