【職場二三事】待辦事項可能會拖垮你的原因?

編譯∕龔鈺翔

待辦事項不僅是我們未來要完成任務的清單,更是我們過去身上背負待完成的任務。但是待辦事項到底是讓你成為任務管理大師,還是僅僅成為一種壓力來源?其實還是要看個人執行能力與習慣,如果你沒有特地花時間處理必要與不必要的事項,你很可能會在無意中浪費時間精力。

待辦事項不僅是我們未來要完成任務的清單,更是我們過去身上背負待完成的任務。(圖/123RF)

在列出待辦事項清單時,應該先評估自身當前待辦任務的有效性,如果因拖延或是無法執行這些任務,這會陷入循環,所以你需要去了解為何無法完成。

以下5點告訴你如何重新定義待辦事項:

更多新聞:【職場二三事】AI時代來臨,如何更快學習AI技巧並融入工作中?

1、可以更專注於眼下的任務

你是否覺得自己的腦袋裝滿了各種不同領域的資訊,不論家庭、工作、學校都存在著不同的待辦事項,而打亂你的注意力嗎?你可以嘗試現在只專注於當下的任務,短暫遺忘過去的待辦事項,甚至刪除過時且不重要的待辦可幫助你拉回專注力,將注意力放至日常生活工作中。

如果你不想刪除這些待辦事項,可以將他們從日常專用的清單中移除。然後將這些待辦事項放於你專門制定的標籤,如工作一個待辦,學校一個待辦,家庭生活一個待辦,並分門別類。最後在你的日曆中做記號,在未來截止日期前回顧這些待辦。

2、較能接受新的想法與機會

如果你不是適合使用待辦事項的人,那麼你很可能在工作中被待辦事項給鎖死,很難找到適合自己的工作模式,更難幫助你的工作執行。從日常工作待辦移除過時或不重要的事項可以讓你在團隊合作或是個人發展更有創新力,不受拘限,從而獲得新的想法或見解。

3、暫時放下,可能受到新的啟發

有時候我們會在困難中卡關,但不知道你有沒有發現,我們如果暫時將問題放下不理,給自己一個休息的時間空間,解決方案沒幾天就會從我們的大腦浮出。

嘗試自己一兩天不要碰卡關的待辦事項,然後過幾天後再重新思考,你很可能會有新的啟發與想法。

4、了解哪些任務的優先順序

你無法完成自己訂下的待辦事項,很可能是你一直拖延早該完成的工作。克服拖延也就能減少待辦事項清單的任務,可以幫助自己挪出更多的時間空間處理其他更重要的事情。你因拖延而累積的待辦事項,如果不去執行和消化,會越來越多,所以克服拖延也很重要。

另外,你需要學習判別哪些事情是須優先處理,哪些次要處理。你甚至可以先完成小任務,提高完成率與成就感,在處理較大的任務,同時搭配番茄工作法,更能漸入佳境。

5、工作起來更加彈性

一昧的按照待辦清單去處理事務,很可能就過於侷限任務完成的自由度,所以彈性處理也是需要注意的事。每當你完成一項任務又會出現新的任務在待辦事項清單中,這就是任務的特性與週期,任務一直被創建被完成,無限循環。

你能夠理解這個事實並接受,你就越能高效處理未來的任務。另外,你可以建立一套自己處理這些任務的流程與計畫,可以將他們從日常清單刪除,加入工作清單或是委派給他人,劃分生活與工作的平衡與界限。

結語:

待辦事項清單也許不適合每個人,但卻是每個人都能夠學習使用的。待辦事項不是列的越多越好,而是要懂得分配優先任務並確實執行才是最重要的。許多的成功人士不是在拚一天內做完多少件事,而是在一天內把最重要的事情做完。

資料來源:Inc.

瀏覽 333 次

覺得不錯的話就分享出去吧!

發佈留言

Back to top button