【團隊協作力】影響跨部門合作成敗的5個關鍵
作者/王裕玲
團隊合作是組織中必備技能,也是企業成功的關鍵要素。因此,能夠成功在公司中與各部門協作成功,進一步帶領團隊完成跨部門大型專案的專業經理人,通常會升遷成為核心領導人。然而從初級專案經理開始,面對跨部門合作的專案時,常見的五種難以協調的狀況,分別有以下:
1、無法互相理解
必需理解各部門目標與所面臨問題,因為在優先順序的考量上有所不同。因此,無法及時地配合協作,是理所當然的。在溝通不足的情況下,容易導致誤解,引起部門之間的對立。如果在未能充份了解其他部門的優先任務與價值觀下,以自己的立場向對方溝通時,容易讓對方感受要求,而非需求。
2、對方部門人手不足
特別是在最近企業合併或裁員潮中,導致各部門之間的能力和人才差異更加明顯,如果一家公司中有兩個重要部門的團能力無法平衡,就容易產生對立的政治關係。
3、團隊領導風格不同
即使在相同的企業文化下,各部門間仍有不同工作風格。其中,部門領導人的角色非常關鍵,如果主管作事風格是消極地領導團隊,也會容易造成團隊成員未能積極配合他部門的現象。我們都知道,當部門主管成為能夠帶領團隊強而有力的領袖人物時,在部門之間的協作中,當下屬遇到困難時,需要有人能夠率先進行破冰溝通時,強而有力的管理職通常能迎刃而解。
4、特殊部門的制度與目標不一致
特殊部門通常具有獨特的專業知識和技能,因此他們的工作領域和目標可能與其他部門不同,這導致他們通常不需要跨部門協作,就能完成公司交付任務。這使得在需要與其它部門合作時,可能會面臨一些困難。例如:專利部門、新技術部門。因工作領域與專業度較特殊,內部制度也不同,也因較少橫向溝通的需求,進而容易產生距離感。
5、過去失敗的經驗
過去協作的失敗經驗可能會累積形成團隊在面對新的協作挑戰時,產生心理障礙。這可能會導致團隊不再嚐試正面解決問題,即使面對積極的專案管理者,也可能會發生專案進度被放置於一旁或是不認同的反對意見,造成增加溝通成本。
成熟的專業經理人在理解常見的跨部門溝通難題後,我們可以提出3個解決方法來提高合作的效率與成功率:
- 增加跨部門溝通的各種活動。例如,在茶水間、團隊活力向上聚餐等工作以外的場景下建立信任關係。
- 學習劃分各部門間目標與利害的一致性和差別性,找出共同點,以雙贏思維,策略性地進行專案溝通。
- 向主管提出根本解決方法。找出阻攔部門間距離感加重的問題點,進行內部制度改革提案。
各部門的成員,若能以WIN-WIN思維進行部門內外的溝通,即使在面對溝通上的失敗或錯誤時,也能在試錯中理性觀察,隨時思考究竟是溝通不足的問題或是心理安全性不足?並找出問題的根本破局方式,如此一來,部門之間的向心力也能逐漸大。
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