【團隊協作力】五大心法 提升會議效率與溝通

作者/王裕玲

在各大企業中,我們每天都會參加各種不同類型的會議,例如:定期報告與檢討會議、情報分享會議、決策討論會議、腦力激盪會議等等。當你成為一名新進員工時,你很可能會看到你的主管布滿了各種大小會議。在團隊中,我們參加的會議以定期報告檢討類為主,但其他相關提案、決策等需要大量溝通的會議,卻常常讓我們感到迷茫,例如:我們到底得到了什麼結論?是否能夠有效推動下一步?在這篇文章中,我們將整理出參加團隊討論,並且有效幫助完成高效會議的五個心法。

有效的會議是團隊運作中不可或缺的部分,而高效的會議則需要妥善的事前準備、選擇適當的工具、數據化和可視化的呈現、善用心智圖等方法,讓溝通更加順暢,並避免無效的會議。示意圖:RF123
  • 事前準備
    在開會前必須理解各種會議的目標與期望解決的問題。即使是定期的業務報告會議,主管需要了解的不僅僅是工作進度,還包括了任務可以達成的成果與預期完成時間。在會議中,主管可能因時間不足或其他壓力而不論優先順序地追加任務交付,而團隊成員也容易因為交付時間的限制而感到困擾。因此,在每一場定期業務會議前,我們應該先準備好相關的業務事項與完成進度,並明確列出何時能夠完成。如果團隊有較緊急的專案,就需要協調彼此可挪出的時間,讓團隊成員一同進行協作。透過明確化的工作可視化數據,可以讓溝通更加順暢。
  • 善用心智圖
    特別是在腦力激盪會議中,常常會出現以最強勢意見為主的收尾會議。因為會議是主持人的責任,很多人可能因此沒有發表自己的意見,這是常見的無效會議之一。這不僅浪費了你的時間,也浪費了團隊的時間。因此,在參加每場會議之前,除了了解會議的目的,事前可以想像參加完會議後,1小時後想要達到的目標。你可以在腦中的白板上或可記錄的電腦中,以最大的標題寫下來。並且在腦力激盪會議中發表意見,讓大家都能複製主要話者的思維,最快的方法是使用九宮格思考方法或是心智圖。如果對於在白板上寫字沒有信心,可以先選擇九宮格思考法。通過「目的」「願景」的發射性思考,可以有邏輯地幫助團隊整理創新思維。
  • 選擇工具
    在《The Amazon Way》一書中提到,Amazon 禁止在會議中使用 PowerPoint,原因是員工為了製作精美的簡報而浪費了工作時間。在業務專案中,WBS(專案執行進度表)、OneNote記事本或Google雲端文件都是記錄會議的好工具。Google文件功能甚至可以將整理好的會議紀錄直接發送到Gmail,有助於團隊協作,提高工作效率。
  • 數據化與可視化
    善用比例概念。例如,「上個月營業額上升了10%,但本月看來會下降10%,總共下滑了多少營業額?」應清楚提出確切數字。呈現數據及可視化圖表時,可以讓與會人員快速理解現況。圖表應該放在觀看者視線範圍的左側,反之數據或文字請放置於右側。這符合人類左腦與右腦的對側控製。呈現出好的理解範圍,也能進一步讓在場人員一眼就能快速吸收,才能同時再聽取講者的表達。
  • 會議記錄的目的
    主動提出擔任會議記錄的工作,能幫助快速理解該團隊的運作與公司文化。同時能幫助減輕同事與主管的負擔。若需用不同語言記錄,也能訓練外語能力提升。然而,會議記錄並非將會議內容逐一記錄。請將待辦事項與結論置於最上端,讓業務能有效追蹤、提醒協辦,才是最大目的。

有效的會議是團隊運作中不可或缺的部分,而高效的會議則需要妥善的事前準備、選擇適當的工具、數據化和可視化的呈現、善用心智圖等方法,讓溝通更加順暢,並避免無效的

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