【職場二三事】開會沒效率 身為主管該如何改善?

編譯∕龔鈺翔

早上一踏進辦公室,就開始準備會議接龍嗎?一天連開好幾場的會議,卻沒達成什麼共識,毫無執行的頭緒,白白浪費生產力。會議是我們工作中離不開的元素,很煩人卻免除不了與它相處。開會是一門學問與技能,導致許多剛上任的主管,不知如何提高效率的開會。

開會是一門學問與技能,提高效率的開會是主管的領導力之一。示意圖。(圖/123RF)

據Forbes報導的一項統計資料,顯示大約83%的員工花費了3分之1的工作時間參加會議,員工平均每周參加8次會議,而主管階層次數則達到17次。如果你想要妥善管理時間、提升效率,可以從會議管理著手,以下5方面教你如何提高開會效率。

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實施分流開會

許多團隊有些壞習慣,就是在邀請會議時找了很多不相關的人參與。因此,確認必要出席的人員是第一步。另外,不要讓小團隊自行分散開會,而是讓每個可能跨領域的團隊遠端參與會議。在會議中,先從大方向的概述進行會報,隨後大會議開完後,各自解散進入更小的團隊會議,這是專門細部討論工作,而那些上一場不相關的人員,可以不用進來小會議。

使用這種會議模式,可以讓大家更專注自己的工作內容進行會報,請大家都清楚其他人與自己需要做什麼,而不是分散開會,結果都不清楚下一步如何執行。

定期舉行月會

雖然平常都有在開周會的習慣,但是月會也是不可忽略的,因為這段會議時間可以討論更多團隊願景與大戰略。在開月會的時間,可以騰出一些時間討論日常工作外的重要問題或是內部獎勵的表揚。

當你開始實施這種會議模式,你會發現每個月的月會時間越變越短,因為每周定期開會追蹤大家進度,而不佔據過多時間。久而久之該討論的事情如期完成也不拖欠,這樣多餘的時間就可以專注於更大戰略的事情上。

會議中優先分享自己的事務

在開始會議時,身為主管的你可以請每個要報告的人分享一些他們在工作中發生的一些事物,甚至是工作中遇到好笑的事情也可以說出來,炒熱大家的氣氛。這麼做可以不用花太多時間在破冰上,還可以更快讓大家輕鬆進入會議狀態。

在每個人會報結束後,要求每個人統整自己會報內容並告知重點事項,幫助大家回顧與紀錄。這種人與人互動的方式,強化團隊彼此之間的使命感。

不須過度遵守議程

大部分的公司舉行會議都會遵循議程的計畫進行,確保討論到所有要討論的事情,這沒有對與錯。但是一昧的遵循會議議程,而忽略讓團隊成員自行討論,很可能錯失這些成員新穎與創新的思維,導致創新思維的想法被埋沒。

一場只有主管或是上台會報的會議,毫無交流與互動根本不需要開會浪費時間,只需使用Email就可以代替。

不使用太獨裁的領導風格

身為主管應該採取多方意見,而不是自己直接裁定,這就成了單打獨鬥的局面,並沒有將團隊凝聚起來。團隊合作的效率遠超於孤狼,這就是為什麼團結的力量比一個人來得大。

此外,下達決策後,確實跟進也同為重要,確實跟進才不會一直重複開同樣會議。在會議結束後的幾天追蹤大家進度,不僅可以督促團隊,還可以減少重複無效的會議。

結語:

會議可以精簡化也可複雜化,我們不妨好好地利用每次的會議,共同討論、改善、跟進,讓會議成為一周或一個月的亮點,同時增加你的領導能力。新的一年,我們應該有點改變,將這套會議模式融入你的領導模式吧!

資料來源:Forbes

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