【職場二三事】會會相連何時了?管理層必學高效會議技巧

編譯∕龔鈺翔

在有效率的會議中,主管領導者居關鍵角色,而受過專業訓練的領導者在會議中能夠掌握兩大技巧,就是對人溝通對事的思考邏輯

想要提升會議效需知道兩個層面,就是解決過多會議與無效會議,有些事情可以透過Email通知解決而不避開會。示意圖。圖/123RF

據FastCompany一項研究,職場大約90%的人認為自己部門會議毫無效果,這導致美國企業每年浪費大約370億美元。雖說已經有些大企業開始採取相關措施減少不必要的會議,但必要會議仍無法避免。以下整理一些開會技巧,幫助主管高效主持會議:

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減少召開會議

據FastCompany對線上履歷網站LinkedIn調查發現,其中有31%的人每週參加會議時間少於5小時,另外28%人群則表示每週參加會議時間超過15小時,而會議的多寡取決於職位層級與身分的重要程度。

加拿大電子商務公司Shopify發起無會議、減少會議的文化,起初實施的策略稱為「混亂控制」的策略,這方法就是控制混亂,取消所有3人以上的定期會議,減少不必要的團隊頻道,並實施固定的星期三週會。

如何提升會議效率:

想要提升會議效需知道兩個層面,就是解決過多會議與無效會議,有些事情可以透過Email通知解決而不避開會:

  1. 確認事情是否可以單獨透過Email等通知軟體進行全體發送。
  2. 重視定期會議(週會、月會、季會),追蹤團隊進度。
  3. 會議結束後,蒐集各方有用反饋。

以下是作者克萊爾·休斯·約翰森的會議架構:

P 目的(Purpose):清楚地定義會議的目的,並確保所有參與者都能夠了解。

A 議程(Agenda):分享議程,列出將要討論的話題以達到會議目的。

L 限制(Limit):為整個會議和個別議程項目設定時間限制。

讓會議更有包容性

除了減少不必要的會議與設計會議架構,還有一個關鍵就是確保所有人都參與到討論內容。建議主持會議的主管們不要致佔據整場會議時間的20%,控制公司高層過於主導會議談話非常重要,這能夠縮短整場會議的時間。

我們都了解會議當中難免會有一些內向者不敢發言,那麼會議主持人可以在會議之前先向那些內向者蒐集意見,這種方法達到鼓勵參與和尊重,讓那些不敢發言的人也有機會表達自己的意見。

此外,促進內向者參與的方法就是分組進行,將內向者與外向者搭配一問一答的方式進行頭腦風暴討論問題,因為外向者普遍可以輕鬆自如的談話,將不同的想法與聲音呈現出來。

結語

透過以上三個動作,讓我們的會議更明確更有效率,避免無效會議。從篩選、減少必要會議到確立明確會議架構,在到會議目的讓所有人明瞭,如此方可確保結論清晰、行動目的明確,讓團隊跨部門協調更順暢,從而推動團隊效益。

資料來源:FastCompany

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