別再只收藏 AI 工具 開始設計你的工作流｜專家論點【鄭緯筌Vista】

作者：鄭緯筌（專欄作家，「臺灣電子商務暨創業聯誼會」共同創辦人，前「APP01」網站總監、《風傳媒》產品總監和《數位時代》雜誌主編）

嘿，請問你用過幾套 AI 工具？你的電腦裡，現在存了幾個 AI 工具的書籤呢？

如果你忘記的話，可以偷偷看一眼——ChatGPT、Claude、Gemini、Perplexity、Notion AI——還有一堆你也不太記得是做什麼的？再滑到 Notion 或 Google Docs，你應該還有一些叫做「必收藏的 100 個 Prompt 模板」或「2026 最強 AI 工具清單」之類的文件吧？

除了上述這些，你可能還訂閱了 20 個 YouTube 頻道和 10 份電子報。但我猜，你可能忙得沒看過幾次。說到這裡，你有沒有發現一件很詭異的事：這兩年各種 AI 工具如雨後春筍般地出現，但大家的工具愈收集愈多，工作量卻沒有變少。

嗯，這就是我今天想跟大家聊聊的：多數人並不是 AI 用得不夠，而是把注意力放在了錯的地方。

首先，很多人可能得了一種叫做工具成癮的病。先承認吧，我自己以前也曾得過。

還記得在 2023 年，也就是 ChatGPT 剛爆紅的那一年，我一週收藏 20 個新工具、訂閱 10 份 AI 電子報，另外還試過 30 套 prompt 模板。那陣子，我的筆記軟體裡裝滿了各式各樣的 AI 情報。但是，才不過一年的光景，那些資料夾變成一座工具墳場。

我認識一位行銷主管，手機上就裝了 14 個 AI 軟體。我問她上個禮拜真的有用到的是哪幾個，她想了很久才回答：「呃⋯⋯就 ChatGPT 吧。其他 13 個，有點像健身房會員卡。」

你同意嗎？很多時候我們收藏 AI 工具，跟辦健身房會員卡的行為有點雷同。意思是下載（或刷卡）那個動作本身，就已經給了你立即的回報。多巴胺不是在你練出肌肉那一天給你的，是在你刷卡當下給你的。AI 工具也一樣：下載、收藏和試用五分鐘，大腦就以為你「升級」了。但是並沒有！我們只是換了一種方式，繼續逃避真正的工作。

嗯，為什麼收藏比設計更容易讓人上癮？這裡面隱藏三個心理機制。

如果想要戒掉工具成癮，你得先理解它為什麼這麼難戒？我觀察過自己的使用行為，也問過上百位學員，整理出以下三個心理機制：

第一，收藏有立即回報，但設計沒有。

心理學上有個名詞叫「時間折扣」（temporal discounting）——簡單來說，人類大腦對現在的小獎勵的敏感度，遠高於未來的大獎勵。收藏一個 AI 工具，顯然就是典型的現在小獎勵：一鍵搞定、立刻感覺自己變強了。反觀設計流程，則是未來大獎勵：要先投入 30 分鐘觀察、寫下、試錯，獎勵要等兩週後才出現。

大腦會自動選前者，不是因為你懶，是演化留下來的偏好。

第二，收藏是社交貨幣，設計是私人功課。

那些你所收藏的工具，可以拿出來說嘴、可以在聚會時亮給朋友看、可以在 LinkedIn 貼文寫「我最近在用 XXX」換取幾十個讚。但設計流程這件事，卻很難跟人炫耀，因為它看起來既無聊又沒什麼成果可展示。

誠然，在社交媒體時代，缺乏展示性的活動就像在黑暗裡跳舞。

第三，收藏等於我在學習的錯覺。

你收藏一個 prompt 模板，大腦會告訴你：「我學到了一件事。」但其實並沒有，充其量你只是知道有這件事存在而已。

嗯，這兩件事的差距有多大？就像「我知道臺北市民生社區有家好吃的小籠包」跟「我已經吃過並知道怎麼點才最好吃」的差距一樣大。

無奈多數人活在前者，卻以為自己是後者。

「收藏是消費行為，設計是生產行為。」這是我這兩年做企業內訓，最常用來敲醒學員的一句話。

收藏工具是消費行為，意即你在接收別人做好的東西。有人幫你選、替你整理、告訴你這個很強，你只要點下儲存鍵就好。這個動作容易、快速、有立即回饋。老實說，本質上它跟追劇、網購或滑 Instagram 是同一類。

反觀設計流程，則是生產行為：你在創造屬於自己的東西。你要觀察自己的工作、決定哪裡該插入 AI、試錯、修正、留下可重用的版本。這個動作慢、有摩擦、沒有立即回饋——但它在累積。

讓我們打個比方：收藏工具像是你去五金行看各種工具覺得好漂亮，設計流程則像是你拿這些工具真的蓋出一間房。毫無疑問，兩件事都跟工具有關，但一個是消費者的眼光，一個卻是創造者的眼光。

再打個更讓人容易理解的比方：這兩年，我看過太多人收藏了一整個工具軍火庫，卻打不贏一場簡單的工作戰。

道理很簡單，真正在用 AI 得到成果的人，都不盲目追逐工具。

我長期觀察過二十幾位用 AI 用得很好的朋友，他們的身份很多元，像是創業者、顧問、設計師、記者或工程師。有一個共同點，讓我印象很深：他們各忙各的，卻沒一個人在盲目追最新工具。

不是他們不知道新工具，是他們對追工具這件事完全不焦慮。用的來來去去就是 ChatGPT、Claude 或 Perplexity 那幾個，用了半年、一年，沒換過。但他們卻很有耐心地試過了一組又一組流程——每條都經過幾次迭代、每條都跟他們的日常緊密綁在一起。

我的第一個朋友文孝，是做 B2B 業務的。他有一條叫做給陌生客戶寫第一封信的流程。輸入是客戶的 LinkedIn 連結、公司網站、任何他能找到的背景資料；處理環節用 Perplexity 搜集產業動態、Claude 寫個人化的開場白；判斷環節他自己花 2 分鐘檢查名字、公司、數字；輸出是一封 250 字內、結尾帶兩個可選時段的電子郵件。

只需四個步驟，15 分鐘就可以搞定。他一週跑 20 次這條流程，一年 1,000 次。

他跟我說，這條流程的第一版是 2024 年底寫的，到現在已經改到第五版。每次改都是因為某個客戶的反應給了他靈感——例如第三版開始在開頭加一句「我上週看您在 LinkedIn 分享⋯⋯」，回覆率從 32% 跳到 51%。

第二個朋友米雅，是一位獨立顧問。她給自己建立了一條客戶會議後整理的工作流程。會議中她開著錄音筆錄音，會議一結束，她把逐字稿丟進 Claude Projects 裡的一個固定空間，那個空間已經預設好她的結構化模板。AI 會自動產出五段式會議紀錄：討論重點、決定事項、待辦（含負責人與截止日）、未解問題、下次議程。

她人工檢查 5 分鐘，確認名字、數字、承諾事項沒寫錯，就直接轉成 PDF 寄給客戶。只需短短的 10 分鐘就可以完成，以前做這件事卻要花上 90 分鐘。如今，她每個客戶會議都跑這條流程，一個月多達 40 次以上。

第三個朋友熊哥，是一位資深工程師。他的流程很簡單，叫 AI 在開會前自動整理背景資料。每次行事曆上出現新會議，一個他自己寫的 Zapier 自動化就會啟動：抓會議主題與參與者名字，用 Perplexity 查每位參與者的近期動態，用 Claude 整理成一份會前簡報，告訴他會議相關的上下文、每位參與者的最近關注點與可能的議題方向。

這份簡報在會議開始前 30 分鐘，會自動寄到他的信箱。從此，他開會前不用準備，但每次開會都比別人多一層觀察。

他們三個人，職務完全不同，所使用的工具組合也略有差異。但有一件事是一樣的——他們不盲目追逐工具，他們在乎的是自己的這條流程，這週能再優化什麼？

是的，要能做到這樣，才是真正在用 AI 的人。

看到這裡，我想問問：你是收藏者，還是設計者？我幫你設計了四題自我檢測，有興趣的朋友可以自己測看看！

一、你有沒有一組閉著眼睛都能跑的 AI 工作流程？不是「我會用 ChatGPT」這種模糊的回答，而是具體到你能說出「我每週三下午用這個流程處理週報，輸入是什麼、輸出是什麼、花幾分鐘」。

二、你平時用的 prompt，有固定的儲存地嗎？上次用得很順手的那個提示詞，你三個月後還找得回來嗎？還是它散落在對話歷史裡，隨著版本更新一起消失？

三、針對同一個工作任務，你有沒有設計過 v1、v2、v3 的版本更新？還是每次都從零開始、想到哪裡寫到哪裡？

四、你上次明確感受到「今天因為用 AI，我早下班 X 分鐘」是什麼時候？如果這個答案你要想超過 10 秒——那你用 AI 大概還沒真的發揮價值。

如果上述四題之中，有兩題以上回答不出來的話⋯⋯嗯，沒關係，你並不是孤單。但那確實意味著：你現在還只是 AI 工具的收藏者，還不是設計者。

回想 2023–2024 年期間，當時 AI 工具的紅利屬於少數早知道、早就搶先用的人。只要會下 prompt、知道怎麼問、能用它完成單一任務——這些人就已經領先了一般上班族。但從 2025 年開始，這個紅利快速被拉平。

會不會用 AI ，已經不再是關鍵的差異！道理很簡單，因為大家都會用了。工具免費或極度便宜、介面愈來愈簡單、學習門檻愈來愈低。根據 Gartner 2025 年的調查顯示，全球 60% 的白領工作者至少每週使用一次 AI 工具。回想 2023 年，當時只有 18%。

換句話說，兩年之內，會用 AI 從領先者的標記變成基本配備。

那接下來的差距會差在哪裡？答案顯而易見，就在於你能不能設計流程？當工具大家都有、能力大家都接近，唯一能做出差距的，只剩下誰能把工具接進自己的工作裡，變成可重複運作的系統？

其實，這件事在歷史上發生過很多次。

1990 年代，會用 Microsoft Word 是競爭力；2000 年代變成很基本的事；2010 年代的差距差別在誰會用 Word 樣式、快速鍵和範本，省下 80% 排版時間。

2000 年代會，用 Excel 是競爭力；2010 年代變成基本；2020 年代的差距在於誰會用樞紐分析、Power Query、VBA 自動化。

每一次工具民主化之後，差距都從會不會用，轉移到會不會設計流程？誠然，AI 不會例外，只是這次的週期比前面兩次都短。

從今天開始，做一個動作就好！選一個你每週做 3 次以上的工作——寫電子郵件、整理會議紀錄、寫週報、回覆客戶——然後，把它拆成四個環節寫下來：

– 輸入：這個任務通常需要什麼資料？

– 處理：AI 在哪一步能幫忙？

– 判斷：人工要在哪裡檢查？

– 輸出：最後產物是什麼格式、給誰？

只需把這四件事在一張 A4 紙上寫清楚，你就已經從收藏者跨出了設計者的第一步。別小看這 30 分鐘，你投資的不是時間，是身份的切換。

你發現了嗎？第一波紅利已經結束。前陣子有一位記者朋友跟我說過一句話：「2024 年的時候，我覺得會用 ChatGPT 就是我的競爭力。2026 年的現在，我發現連小學生都會用 ChatGPT，已經沒什麼稀奇了。」

嗯，他說的是實話。AI 工具的紅利來得快、退得也快，2023 年會用的人贏一步，2026 年會用的人只能勉強跟上。

話說回來，第二波紅利在哪裡？不在下一個更酷炫的工具，也不在下一套更神的 prompt，而是在流程設計這件看似比較慢、比較沒聲量與比較累的事情上。說穿了，這就是 AI 時代的基本功與招式之別。要知道，招式會過時，但基本功會留下。

現在開始，還不晚！我們一起加油吧！