【向上管理術】學習AI語言技巧 與主管建立良好溝通及關係
作者／王裕玲
在與新任主管進行工作匯報、目標對齊以及各種會議時，掌握主管的常用語言是必備的溝通技巧。在我們尋找有效訣竅之前，最近的AI語言思考模板能夠加速學習成效，值得我們在使用時觀察AI的回答以獲得啟發。ChatGPT的技術基礎是大規模語言模型（Large Language Model，LLM），其設計原理是「文字接龍」：給定一個先行文字序列，預測下一個字的機率分佈。簡單來說，就像中文老師在教我們作文時，總是提供許多題目。在企業職場上，這種語言模式同樣適用。找出主管的語言模式並促進雙向溝通，有助於提高工作效率，同時也能維持或建立良好關係。
在工作中與上司的溝通是不可或缺的，但也有很多人在這方面並不擅長。如何與忙碌的上司接觸？與強勢且有力的上司交談時的要點，如何清晰地解釋？以及在面對不擅長應對的上司類型時的心態準備，都是我們應該學會的技巧。
1、老闆很忙，經常不知道什麼時候能說話？
一早到公司，大家通常會先確認電子郵件，然後查看主管昨日、今日、明日的行程安排。與主管匯報或預約會議時，以15分鐘為佳，並告知主管前一日的行程或是可以預約的行程前後時間的狀況。若發現主管前後行程有重要、緊張的會議，請盡量避開，若無法避開，也要注意時間。主管可能因前一個會議過長而壓縮與你的會議時間，後面又緊接著重要行程。在報告時，應著重在「想從主管手上獲得什麼？」為第一目的，進行報告優先順序的調整。
2、對於不擅長的工作內容無法與老闆進行有效溝通
「整理」是關鍵。不論是運用大谷翔平的「九宮格整理法」或新創外商較能接受的「心智圖」整理法，甚至是最傳統的筆記整理、工作細目結構WBS。請先將手邊工作擅長與不擅長分析條列後找出資源。包含下班後的可學習資源、職場中可諮詢的同事先進們進行私下交流或1對1交流，透過團隊重建活動時尋找學伴，練出與不同老闆的有效回報與溝通方法。
3、經常被老闆說「解釋得不夠清楚」
嘗試使用ChatGPT吧！當你提出一個錯誤的答案，通常會再問一句「真的嗎？」此時，ChatGPT會先道歉後再提供正確答案並附上輔助的參考資訊。同樣的場景，當主管覺得有所疑慮時，提出再解釋的回答時。此時，可以將老闆的「需求」而非「要求」作為心態來源，以降低自我緊張感。此外，只要對方願意再溝通，都有機會解釋得清楚。請嘗試詢問對方哪方面需要再補充？若能事後以文件補上，並以公司常用的文書方式呈現，是否能幫助專案進行？切記，與老闆的溝通與報備並非是為了讓老闆清楚，而是為了讓「專案」得以進行並獲得好的成果。這樣才能為公司創造佳績。
在了解了3種不同場景的有效率的心態與準備後，簡單快速的筆記重點如下：
- 學習主管語言模式：促進雙向溝通，提高工作效率，建立良好關係。
- 注意主管行程：選擇合適時間進行匯報，確保報告內容簡潔且聚焦主要目的。
- 整理工作內容：運用九宮格、心智圖等方法，分析擅長與不擅長項目，尋找資源。
- 與同事交流學習：進行私下或1對1交流，透過團隊活動尋找學伴，練習有效溝通。
- 解釋清楚並以專案為中心：遇疑問時，詢問主管需補充部分，並以文件方式呈現。
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